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学校档案管理制度

第一章总则

为加强学校档案管理，保障档案的安全与有效利用，依据国家教育法规及相关政策，特制定本制度。学校档案是记录师生、教学、科研及管理等各方面活动的重要凭证，合理的档案管理对于促进学校的规范化、科学化管理具有重要意义。

第二章目标与适用范围

2.1目标

本制度旨在明确学校档案管理的具体要求，规范档案的收集、整理、保管、查阅和利用，确保档案信息的完整性、真实性和安全性，提高档案管理的科学化水平，为学校各项工作的开展提供有效的数据支持。

2.2适用范围

本制度适用于学校各部门、各类档案的管理，包括但不限于以下几类：

1.教职员工档案

2.学生档案

3.教学档案

4.科研档案

5.行政管理档案

第三章管理规范

3.1档案的收集与归档

3.1.1收集

各部门需按照规定的格式收集档案材料，重点包括：

-教职员工登记表

-学生入学材料

-教学计划与课程大纲

-考核与评估材料

-会议纪要及决策文件

3.1.2归档

各部门应按年度、类别及时将档案材料进行归档，归档材料应完整、字迹工整，并由档案管理部门进行审核。档案材料需按规定格式整理，确保信息的系统性与可查性。

3.2档案的保管

3.2.1保管责任

档案由专门的档案管理人员负责保管，档案室应设置在安全且适宜的环境中，具备防火、防潮、防盗等设施。

3.2.2资料分类

档案管理人员应根据档案的类别和重要性进行分类存放，各类档案需逐一编号，并建立详细的档案管理台账，每年对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性。

3.3档案的查阅与借用

3.3.1查阅

3.3.2借用

档案原则上不外借，如需借用，需填写借用登记表并经校领导批准。借用人员需在规定时间内归还，未及时归还的将受到相应的处理。

3.4档案的转递

在教职员工或学生调动、转学等情况下，档案应随人转递。档案管理部门负责密封转递档案，转递时需填写转递登记表，并通过安全途径进行传递，确保档案不丢失。

第四章操作流程

4.1档案收集流程

1.各部门按规定时间向档案管理部门提交归档材料。

2.档案管理人员审核材料的完整性与合规性。

4.2档案保管流程

1.档案管理人员定期检查档案存放环境，确保符合安全标准。

2.每年进行档案清查，更新管理台账，确保档案信息的实时性。

4.3档案查阅与借用流程

1.申请人填写查阅或借用申请表，提交至档案管理部门。

2.档案管理人员审核申请，确认查阅或借用的合规性。

3.申请批准后，申请人持相关证明前往档案室进行查阅或借用。

4.4档案转递流程

1.档案转递前，相关人员需提前通知档案管理部门。

2.档案管理人员对需转递的档案进行核查与密封。

3.填写转递登记表，由双方确认，并通过安全途径完成转递。

第五章监督与评估机制

5.1监督机制

1.建立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查。

2.监督小组应对各部门档案收集、保管、查阅情况进行评估，并形成书面报告。

5.2评估机制

1.每学年对档案管理工作进行总结评估，提出改进建议。

2.针对档案管理中出现的问题，及时进行整改，并反馈至各相关部门。

第六章附则

6.1解释权限

本制度由学校档案管理部门解释，若有未尽事宜，按照国家和地方相关法律法规执行。

6.2生效日期

本制度自发布之日起生效，所有教职员工及相关部门均需遵照执行。

6.3未来修订流程

通过上述制度的制定与实施，学校将逐步实现档案管理的科学化、规范化，为学校各项工作的顺利开展提供有力支持。