物业管理公司采购部门物业询价对比制度.docx

《物业管理公司采购部门物业询价对比制度》

一、目的

本制度旨在规范物业管理公司采购部门的询价对比工作，确保采购的物资和服务质量符合要求，价格合理公正，降低采购成本，提高公司经济效益。

二、适用范围

本制度适用于物业管理公司采购部门在采购各类物业相关物资（如办公用品、清洁用品、维修材料等）和服务（如保洁服务、安保服务、维修服务等）时的询价对比操作。

三、职责分工

（一）采购部门

1.采购需求收集

-负责与各使用部门（如物业客服部、工程部、安保部、保洁部等）沟通，收集准确的采购需求，包括物资的规格、型号、数量、质量要求和服务的内容、标准、期限等。

2.供应商寻源

-通过多种渠道寻找潜在供应商，包括但不限于互联网搜索、行业展会、供应商推荐、现有供应商资源等，建立和维护供应商信息库。

3.询价与报价收集

-向潜在供应商发出询价请求，明确采购需求和报价要求，确保供应商提供的报价准确、详细。

-及时收集供应商的报价信息，对报价进行初步整理和分析。

4.询价对比与报告

-对收集到的报价进行详细对比分析，综合考虑价格、质量、服务、交付期等因素，形成询价对比报告。

-根据询价对比结果，向公司管理层提出采购建议。

（二）使用部门

1.协助采购需求确定

-准确传达本部门的采购需求，提供详细的物资或服务技术参数和质量要求，协助采购部门制定合理的采购规格。

2.参与供应商评估

-在采购部门的组织下，参与对供应商的实地考察和评估（如有需要），从使用角度对供应商的产品或服务质量进行评价。

3.试用与反馈

-对于新采购的物资或服务，参与试用过程，及时向采购部门反馈试用情况，包括产品性能、服务效果等。

（三）公司管理层

1.审批采购决策

-根据采购部门提交的询价对比报告和采购建议，进行审批，决定最终的采购供应商和采购方案。

2.监督采购过程

-对采购部门的询价对比工作进行监督，确保采购流程合规、公正，防止不正当采购行为的发生。

四、询价对比流程

（一）采购需求确认

1.需求发起

-使用部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。

-申请表需经部门负责人审核签字后提交给采购部门。

2.需求审核

-采购部门对收到的《采购需求申请表》进行审核，与使用部门沟通确认需求的合理性和准确性。

-对于不明确或不合理的需求，采购部门应要求使用部门进一步澄清或修改。

（二）供应商选择与询价

1.供应商筛选

-采购部门根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商，同时寻找新的潜在供应商（如有必要）。

-筛选供应商时，应考虑供应商的资质、信誉、生产能力、服务水平等因素。

2.询价准备

-采购人员制定询价文件，询价文件应包括采购项目简介、技术规格要求、商务条款（如报价要求、交付期、付款方式等）、质量标准、售后服务要求等内容。

3.询价发送

-采购人员将询价文件以书面或电子形式发送给选定的潜在供应商，要求供应商在规定的时间内提交报价。

-在发送询价文件时，应确保供应商对询价内容有清晰的理解，如有必要，可通过电话或邮件进行沟通解释。

（三）报价收集与整理

1.报价接收

-采购部门在规定的报价截止日期前，接收供应商提交的报价文件。

-对收到的报价文件进行登记，记录报价供应商名称、报价时间、报价方式（书面或电子）等信息。

2.报价完整性检查

-检查供应商报价文件的完整性，确保报价文件包含询价文件要求的所有内容，如价格明细、产品规格说明、售后服务承诺等。

-对于报价不完整的供应商，采购部门应及时联系供应商要求补充完整。

3.报价整理

-将供应商的报价信息进行整理，制作报价汇总表，汇总表应包括供应商名称、报价金额、价格构成（如物资单价、运输费、安装费等）、交货期、付款方式、质保期等内容，以便进行对比分析。

（四）询价对比分析

1.价格对比

-对各供应商的报价金额进行直接对比，找出报价最低、最高及中间价位的供应商。

-分析价格差异的原因，考虑是否存在因产品质量、规格、品牌等因素导致的价格差异。

2.质量评估

-根据供应商提供的产品规格说明、质量认证文件等资料，评估供应商产品的质量水平。

-对于有条件的采购项目，可要求供应商提供样品进行质量检测或试用，以获取更准确的质量评估。

3.服务比较

-比较各供应商的售后服务承诺，包括服务响应时间、维修保养服务、培训服务等内容。