物业公司部门间信息共享制度.docx

《物业公司部门间信息共享制度》

一、目的

本制度旨在规范物业公司内部各部门之间的信息共享行为，确保信息的及时、准确传递，提高工作效率，避免因信息不畅通而导致的工作失误和资源浪费，促进公司内部的协同合作。

二、适用范围

本制度适用于物业公司内部所有部门，包括但不限于客服部、工程部、安保部、保洁部、财务部、人力资源部等。

三、职责分工

（一）信息管理部门（通常为行政部或办公室）

1.平台维护

-负责搭建和维护公司内部的信息共享平台，确保平台的稳定运行。

-定期对平台进行技术检查和升级，保障信息存储和传输的安全。

2.制度执行监督

-监督各部门对信息共享制度的执行情况，对违反制度的行为进行记录和处理。

-定期收集各部门对信息共享的反馈意见，提出改进建议并推动制度的完善。

（二）各业务部门

1.信息提供

-按照规定的格式和要求，及时将本部门产生的与其他部门相关的信息提供到共享平台或指定的信息接收方。

-对所提供信息的准确性和完整性负责，确保信息真实有效。

2.信息获取与应用

-定期从共享平台获取所需的信息，关注其他部门发布的重要通知和业务动态。

-在工作中充分利用获取的信息，优化工作流程，提高工作效率，并对获取信息的使用情况进行反馈。

四、信息共享内容

（一）客户信息

1.客服部应共享客户基本资料，包括业主和租户的姓名、联系方式、房号、入住/租赁时间等。

2.客户投诉和建议信息，包括问题描述、处理进度、客户反馈等，以便相关部门及时了解客户需求并做出响应。

（二）设施设备信息

1.工程部需共享设施设备清单，涵盖设备名称、型号、位置、采购时间、保修期限等内容。

2.设施设备的维修保养计划、维修记录和运行状况，让其他部门知晓设备的可用性和可能对服务产生的影响。

（三）安保信息

1.安保部要提供日常巡逻路线、重点监控区域、安全隐患排查情况等安保工作信息。

2.发生的安全事件详情，如事件类型、时间、地点、处理结果等，以保障其他部门对小区或物业安全状况的了解。

（四）保洁绿化信息

1.保洁部应发布清洁工作安排，包括清洁区域、清洁频率、清洁人员安排等。

2.绿化养护计划、植被生长情况和病虫害防治情况，确保相关部门对环境维护工作的知情。

（五）财务信息

1.财务部负责共享物业费收缴情况，包括收缴率、欠费名单、收费标准等。

2.公司预算执行情况、重大财务支出项目等信息，为其他部门的工作提供财务数据支持。

（六）人力资源信息

1.人力资源部需提供员工人事信息，如人员变动情况（入职、离职、调动等）、员工培训计划和培训记录等。

2.绩效考核标准和结果，帮助各部门了解员工绩效状况，合理安排工作和进行人员管理。

（七）其他工作相关信息

1.各部门在工作过程中产生的与其他部门有业务关联的临时通知、工作进展情况、重要决策等信息都应进行共享。

2.如遇突发事件（如自然灾害、公共卫生事件等），相关部门应及时共享事件的相关信息和应对措施。

五、信息共享方式

（一）内部信息共享平台

1.建立基于网络的公司内部信息共享平台，如企业内部网站、办公自动化系统（OA系统）等。

2.各部门可在平台上发布、查询和下载信息，平台应具备权限管理功能，根据员工的岗位和职责设定不同的信息访问权限。

（二）定期会议

1.召开周会、月会或季度会议等定期会议，各部门在会议上汇报工作进展和重要信息，同时获取其他部门的相关信息。

2.会议应形成会议纪要，记录会议讨论的重点内容和达成的共识，并在会后及时发布给相关人员。

（三）即时通讯工具

1.利用即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）进行日常信息的快速交流和共享。

2.建立部门间的工作群，用于发布紧急通知、协调工作事项等，但需注意信息的安全性和保密性。

（四）书面报告

1.对于重要的工作信息和数据，采用书面报告的形式进行传递，如财务报表、工作规划、项目总结等。

2.书面报告应按照规定的格式和流程进行审批和分发，确保报告的准确性和严肃性。

六、信息共享流程

（一）信息发布流程

1.信息准备

-由信息提供部门对要发布的信息进行整理和审核，确保信息内容准确、格式规范。

-根据信息的重要性和敏感性，确定信息的发布范围和发布方式。

2.发布操作

-通过选定的信息共享方式（如信息平台、即时通讯工具等）进行信息发布。

-发布时应注明信息的发布日期、发布部门和有效期（如有），对于重要信息可设置提醒功能，确保相关人员及时查看。

（二）信息获取流程

1.需求确认

-各部门根据自身工作需要，确定所需获取的信息类型和范围。

-可通过查看信息共享