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车辆档案管理制度

1.目的和背景

车辆档案是企业车辆管理的紧要构成部分，记录了车辆的基本信息、维护保养

记录等紧要数据，对于保证车辆的可靠性、安全性以及供应决策依据具有紧要意义。

本制度的目的是明确车辆档案的管理要求和流程，确保车辆档案的及时准确更新和

妥当保管，提高车辆管理水平，保障公司车辆的安全和稳定运营。

2.适用范围

本制度适用于公司全部拥有的车辆，包含公司自有车辆、租赁车辆以及员工个

人使用的车辆等。

3.车辆档案的建立和更新流程

3.1新车入库流程

1.当公司新增车辆时，相关部门（如采购部门）应及时向车辆档案管理

部门供应车辆相关信息。

2.车辆档案管理部门收到相关信息后，依照统一的模板为该车辆建立车

辆档案。

3.档案管理部门将车辆档案归档，车辆管理部门将车辆的基本信息在车

辆管理系统中更新。

3.2档案信息更新流程

1.车辆管理部门定期对每辆车辆进行检查，确认车辆信息的准确性。

2.假如车辆有任何更改，如车辆转让、改装、报废等，车辆管理部门应

及时通知车辆档案管理部门。

3.车辆档案管理部门收到通知后，及时更新并归档车辆档案。

4.车辆档案管理要求

4.1车辆档案内容

1.车辆基本信息：包含车牌号、车型、品牌、产地、购买时间、购买价

格等。

2.车辆维护记录：包含维护和修理保养记录、事故记录、年审记录等。

3.车辆保险信息：包含交强险、商业险等信息。

4.车辆使用记录：包含车辆用途、使用人员、使用时间、使用地方等。

4.2档案管理责任

1.车辆档案管理部门负责车辆档案的建立、更新和归档工作。

2.车辆管理部门负责供应车辆信息，并搭配车辆档案管理部门进行车辆

档案的建立和更新工作。

3.公司各部门和员工应搭配车辆档案管理部门的工作，供应车辆信息并

及时通知车辆更改情况。

4.3档案保管要求

1.车辆档案应妥当保管，应设立特地的档案室，定期检查档案的完整性

和安全性。

2.车辆档案不得私自移动、更改或销毁，发现问题应及时报告车辆档案

管理部门。

3.档案室应设立相应的登记制度，记录借阅人员、借阅时间和归还时间。

5.制度执行和监督

5.1执行要求

1.公司各部门和员工应严格遵守车辆档案管理制度的要求，搭配车辆档

案管理部门的工作。

2.车辆档案管理部门应定期进行档案的检查和评估，发现问题及时矫正。

5.2监督机制

1.公司内设特地的监督机构，负责对车辆档案管理制度的执行情况进行

监督。

2.监督机构可以随时对车辆档案进行检查，发现问题应及时整改。

6.制度惩罚

对于不遵守车辆档案管理制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包含但

不限于警告、罚款、停职、开除等行政惩罚。

7.引用文献

暂无

本车辆档案管理制度自颁布之日起生效。任何修改和解释权归公司全部，须经

公司批准后方可施行。

文档制作者：企业职能部门日期：YYYY年MM月DD日