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设计档案管理制度

浙江某公司档案管理制度

第一章总则

为加强公司档案管理，保障档案的安全与有效利用，提升工作效率，根据国家相关法规、政策以及公司内部管理要求，制定本制度。本制度适用于公司全体员工及各部门，确保档案管理工作规范、系统化，为公司决策、员工考核及业务发展提供信息支持。

第二章目标与适用范围

2.1目标

1.确保档案的完整性、安全性和可用性。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅和借用流程。

3.提高档案管理的科学化和现代化水平。

4.保障公司合法权益，维护公司形象。

2.2适用范围

本制度适用于公司所有档案的管理，包括但不限于：

-人事档案

-财务档案

-项目档案

-合同档案

-其他与公司经营活动相关的档案

第三章法规依据

本制度依据以下法规和政策：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《企业档案管理办法》

3.《信息公开条例》

4.公司内部相关规章制度

第四章档案工作任务

档案管理工作任务包括：

1.收集、整理各类档案材料，确保档案的完整性和准确性。

2.负责档案的分类、编号和归档，建立档案管理台账。

3.保障档案的安全，定期进行档案的检查和维护。

4.组织档案的查阅、借用和转递工作，确保信息的及时性和准确性。

第五章档案的收集和归档

5.1收集

档案材料的收集由各部门负责，内容包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-各类证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同

-其他与员工相关的材料

5.2归档

归档由综合服务部负责，归档材料须符合以下要求：

1.字迹工整，内容完整。

2.需经部门负责人审核后，方可归档。

3.归档材料需按照分类标准进行编号，并建立电子档案。

第六章档案的保管

6.1保管责任

档案由专人负责保管，应存放在专用档案室，并采取以下安全措施：

1.定期检查档案的完整性和安全性。

2.采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全。

3.档案室应设立出入登记制度，未经许可不得随意进入。

6.2交接管理

档案交接需填写清单，并由双方签字确认。交接时应检查档案数量和完整性，确保无遗漏。

第七章档案的查阅和借用

7.1查阅

员工或外单位人员需查阅档案时，应遵循以下流程：

1.提交查阅申请，说明查阅目的。

2.经综合服务部批准后方可查阅。

3.查阅时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

7.2借用

档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须遵循以下流程：

1.提交借用申请，说明借用目的及时间。

2.经执行总裁批准后方可借用。

3.借用档案需如实登记，并在归还后检查档案的完整性。

第八章档案的转递

8.1转递流程

档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递。转递流程如下：

1.申请转递时需填写转递通知单。

2.综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。

3.转递档案时应通过机要途径，确保档案安全。

8.2核对与反馈

对转进的档案须及时核对无误，并办理通知单回执。若发现问题，应及时反馈至综合服务部。

第九章监督与评估机制

9.1监督机制

1.成立档案管理工作小组，定期对档案管理工作进行自查和评估。

2.各部门应定期向综合服务部报送档案管理工作总结，汇报存在的问题及改进建议。

9.2评估机制

1.每年对档案管理工作进行全面评估，提出改进方案。

2.对于档案管理工作表现优异的部门和个人给予表彰。

附则

本制度由综合服务部负责解释，自公布之日起实施。制度的修订应基于法律法规的变化及公司实际情况的调整，需经公司管理层审批后方可实施。

通过以上制度的制定，旨在为公司提供一个科学、规范的档案管理体系，确保各类档案的安全和高效利用，为公司的发展提供有力支持。