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档案保管保密制度

第一章总则

为保障档案信息的安全性、完整性和保密性，确保档案在管理、使用过程中遵循法律法规及公司内部规章制度，特制定本《档案保管保密制度》。本制度适用于公司所有部门及员工，旨在规范档案的管理流程，提高档案管理的科学性和有效性，防止信息泄露和档案丢失。

第二章制度目标

1.保障安全性：确保档案存放安全，防止因自然灾害、失误或故意行为导致档案损毁或泄露。

2.增强保密性：严格控制档案的查阅和使用，确保只有授权人员方可接触敏感信息。

3.规范流程：建立完善的档案管理流程，确保档案的收集、整理、存储、查阅和转递规范化。

4.提升效率：通过科学化的管理方法，提高档案利用率，支持公司日常运营和决策。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有人事、财务、研发、市场等部门的档案管理。包括但不限于：

-员工人事档案

-财务报表及相关凭证

-项目资料及研发档案

-客户信息及市场调研资料

第四章法规依据

本制度依据国家相关法律法规以及公司内部管理规范，主要包括：

-《档案法》

-《信息产业部令第33号》

-《个人信息保护法》

-《企业内部管理制度》

第五章档案管理规范

第一节档案的收集与整理

1.收集要求：各部门应及时收集与本部门相关的档案材料，包括但不限于合同、报告、会议记录等，确保档案内容的完整性和真实性。

2.整理标准：档案材料应按照统一的分类标准进行整理，确保归档时的易查找性和可读性。

3.归档流程：所有档案材料在收集完成后，需填写档案登记表，由档案管理人员进行核对，并按照规定的存放要求进行归档。

第二节档案的保管

1.存储要求：档案应存放在专用的档案室，使用保险柜进行存放，确保档案不受外界环境影响。

2.防护措施：档案室需具备防火、防潮、防盗等设施，定期进行安全检查，确保档案的物理安全。

3.登记管理：所有档案必须逐一编号，并在档案管理系统中进行登记，便于跟踪和管理。

第三节档案的查阅与借用

1.查阅规定：员工如需查阅档案，须填写查阅申请表，并经部门领导批准。查阅过程中应遵循保密原则，不得对档案进行涂改或损毁。

2.借用流程：档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准，并填写借用登记表，确保借用档案的安全归还。

3.借用责任：借用档案的员工需对借用的档案负责，确保档案在借用期间的安全。

第四节档案的转递

1.转递要求：档案转递工作由专人负责，转递的档案需提前做好保密措施，并填写转递单。

2.转递方式：档案转递应采用机要方式，禁止个人随意携带。转递档案后，需及时办理回执确认。

3.档案核对：对转入的档案，接收部门需及时核对，确保档案的完整性和准确性。

第六章监督机制

第一节监督管理

1.责任分工：各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责落实本制度的各项要求。

2.定期检查：公司定期对各部门档案管理情况进行检查，确保制度的落实和执行。检查结果将作为年度考核的重要依据。

3.违规处理：对违反本制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚，并追究责任。

第二节记录与反馈

1.档案记录：各类档案的管理活动需做好记录，包括查阅、借用、转递等情况，记录应确保真实、客观。

2.反馈机制：设立档案管理意见反馈渠道，各部门可对档案管理工作提出建议和意见，以便持续改进。

第七章附则

1.解释权：本制度由综合服务部负责解释，若有未尽事宜，按相关法律法规及公司内部规定执行。

2.生效日期：本制度自颁布之日起生效，所有员工应认真学习并遵守。

3.修订流程：本制度应定期进行评估与修订，确保制度的适应性与时效性。修订提案需经综合服务部审核后方可实施。

通过本《档案保管保密制度》的实施，将有效提升公司档案管理的水平，增强档案的安全性和保密性，为公司的可持续发展提供有力保障。