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镇
计
生
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会
档
案
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理
制
度
溪南镇计生协会档案管理制度
一、档案人员岗位责任制
为了搞好我镇计生协会的档案工作,提高档案人员业务水平,增强档案工作责任感,特制定本责任制。
一、认真执行《档案法》和档案工作的有关条例、规定、规范标准。
二、负责草拟协会档案工作的有关业务材料。
三、负责协会档案资料的收集、整理、归档。
四、对协会各种门类和载体的档案资料实行集中统一保管。
五、负责协会档案的提供利用工作。
六、开展档案的编研业务,编写一定数量的文字资料,主动为单位各项工作服务。
七、建立档案工作统计台帐,熟悉协会档案的内容与成份。
八、档案工作成绩显著的,由协会年终考核时给予奖励,因玩忽职守造成档案损失的,要根据情节轻重,给予相应的处罚。
二、文件材料归档制度
?文件材料归档既是文书处理工作的终点,也是档案工作的起点,其工作好坏,直接关系到档案的质量、保管和利用等一系列工作,为协会文件材料归档管理工作,特制定本制度。
一、归档范围:凡是协会在各项工作中形成的反映职能活动,具有保存和查考利用价值的各种门类和载体的文件材料,均属归档范围,任何部门和个人不得据为已有。
二、归档时间:(1)文书档案,实行随办随归或年终集中整理归档,每年二季度前将上年收集、整理好的档案向档案室移交;(2)会计档案,由财会部门整理好会计凭证、帐簿、报表,并由其保管满一年后,再向档案室移交;(3)声像档案,随时向档案室移交。
三、归档要求:(1)归档的文件材料必须齐全、完整、能准确反映我县司法行政职能活动和基本历史面貌;(2)、归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存,凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写,字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印(油印)件的均应复制后归档;(3)按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系,区分保存价值,进行分类整理和归档;(4)归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。
三、档案保管制度
?为维护档案材料的安全,最大限度的延长档案的使用寿命,特制定本制度
一、档案库房坚固适用,具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等功能。?
二、做好温湿度记录、适时开窗通风、逐步添制除湿、空调设备、尽量把温湿度控制在有利于保存档案的范围内。(国家标准:标准温度14-24度,标准湿度45-60)。
三、定期对室藏档案资料进行抽查,年终全面检查,保持室内清洁卫生、无杂物。
四、各种门类和载体的档案按系统排列存放,编制简明确切的档案(资料)陈放位置示意图。
五、对破损和褪变的档案材料,要及时修复或复制。
六、档案管理人员变动工作,应办理移交手续。
七、建立健全档案全宗卷,及时补充完善其内容。?
四、档案保密制度
为确保档案机密的安全,根据《保密法》等有关文件规定,特制定本制度。
一、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定,增强保密观念,自觉做好档案保密工作。
二、加强对借阅利用档案的管理,严格执行档案利用制度,及时收回与清点所利用的档案和机密资料。
三、不随便谈论室内档案及其他情况,严禁擅自把档案材料携带出档案室,以防止丢失。
四、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管,不得随意出售和乱放,经鉴定并由局分管领导批准后及时销毁。
五、档案工作人员离开档案室,必须将门窗关闭,以防意外事故发生。
五、档案利用制度
档案工作的根本目的在于及时、准确、系统地提供档案为各项工作服务,为搞好档案利用工作,充分发挥档案在司法行政各项工作中的作用,特制定本制度。
一、凡在局档案室查阅、抄录、复制档案,必须经局分管领导批准同意。
二、查档人员必须办理借阅手续,填写“利用登记”和“利用效果登记”。
三、自觉维护档案的完整与安全,所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制,未经许可不得公布档案内容,不得遗失、拆散,调换、抽取、污损、涂改、加注标记(图点、批注、勾划)档案。
四、档案工作人员对借阅利用的档案,归还交接时要当面点清、检查,以监督档案是否受损,如有损毁,要及时上报,严肃处理。???
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