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新政府会计制度下高校电子会计档案应用策略——以M大学为例

2019年1月1日起，国内高校开始全面实施以权责发生制为基础的财务会计与以收付实现制为基础的预算会计相结合的新政府会计准则制度改革。随着政府会计改革的深入，加之一系列配套的准则解释政策的出台、事业单位财务规则的修订、财务信息化的不断升级，高校财务管理越来越趋向精细化、智能化、数字化。传统以纸质凭证为主的会计档案已远远无法适应新政府会计改革的需要，而电子会计档案因其自身的时效性强、数据处理效率高、存储量大的特点，能够满足新政府会计改革对高校财务信息和管理的新要求，已经成为高校会计档案应用的必然趋势。

一、新政府会计制度下高校电子会计档案应用现状

(一)推进高校电子会计档案应用的意义

1.推进高校电子会计档案应用是适应政府会计改革的需要

新政府会计改革要求高校准确反映单位预决算情况和财务运转状况，提高预算和财务管理水平、提升高校治理水平，对全面实施预算绩效管理具有重要的政策支撑作用。这就要求高校必须提高财务信息质量，重视档案工作，建立健全学校预决算、会计核算、资产采购、合同管理、基本建设、教务、学工、科研和档案一体化系统，实现数据与信息共享、相互制衡约束。只有电子会计档案才能真正做到信息与数据共有、共享、共用，才能更好发挥会计档案的有效价值。

2.推进高校电子会计档案应用是适应新形势发展的要求

为适应新形势的发展，2016年实施的《会计档案管理办法》首次明确将电子会计档案纳入会计档案管理范畴；2020年3月发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》对电子会计档案管理提出更加明确的要求。随着大数据、云计算等数字技术应用与数字经济的飞速发展，只有大力推动高校会计档案电子化，才能充分发挥会计档案信息在高校治理中的有效作用，才能为高校的高质量发展提供信息支撑。

3.推进高校电子会计档案应用是高校提升财务管理水平的要求

电子会计档案为高校开展会计信息数据挖掘奠定基础，提高会计信息的利用效能，能够对内对外提供更多维度、更高质量和更具参考价值的会计信息。一方面可以促进高校持续推进信息化建设，适应数字经济发展的要求；另一方面能够使高校内控流程更顺畅，财务监督更全面，对高校财务管理具有非常重要的促进作用，能够大幅度增强高校财务服务能力。

(二)高校电子会计档案应用存在的问题

自新修订的《会计档案管理办法》实施以来，高校电子会计档案应用也取得了一定的成绩。然而，国内多数高校囿于意识问题、软硬件投入不足等，电子会计档案应用还存在诸多问题。例如，部分高校对会计档案应用认识不清，重视不够，尤其对电子会计档案价值理解浅薄，重业务轻档案的问题比较严重；部分高校缺乏档案管理整体规划与规章制度，档案人员多为兼职，专职人员缺乏，且工作量越来越大，加之绩效分配不周，工作积极性普遍不高；部分高校自身财力不足，财务信息化建设滞后，财务管理方式比较粗放，电子会计档案系统建设更是无从谈起；存在资料缺失、篡改、信息失真、数据泄露等系列安全及风险问题等。

二、M大学推进电子会计档案应用问题分析

(一)M大学电子会计档案管理基本情况

M大学是广东省属公办本科医科院校，分别在珠三角、粤西地区各拥有1各校区，具有临床医学博士学位授予点。M大学财务处主要负责学校一级的预决算管理、会计核算、工资收费等财务管理工作，下设预算科、会计科、工资收费科等四个科室及校园卡中心。现在岗职工23人，其中高级职称4人，中级职称10人，中高级职称人员比例为61%；硕士6人，本科以上人员比例为78%。

目前，M大学在两校区各设置1名档案管理人员，均为会计人员兼任，人员比例为8.7%。会计档案以纸质为主，辅至于少量电子档案。会计档案管理处于原始纸质库房存储阶段，主要关注会计凭证、部分票据及会计报表存储，档案管理缺乏整体统一规划和管理。

(二)M大学电子会计档案应用存在的问题

本部分主要采用SWOT分析法(即优势Strength，劣势Weakness，机会Opportunity，威胁Threat)对M大学会计档案管理的外部环境和内部条件进行分析，深入挖掘M大学电子会计档案应用存在的问题。

在机遇方面：随着政府会计改革和内部控制的要求，推进高校电子会计档案的趋势不可逆转；随着云计算、大数据等数字技术的发展以及《电子文件归档和管理规范》等规范性文件的出台，高校会计档案的影像化、电子化、智能化越来越普遍化。

在威胁方面：纸质材料尤其是纸质发票仍然广泛使用，教职工对电子票据等电子会计档案存在极大疑虑；会计档案电子化的技术缺陷和壁垒，投入的高成本等因素严重影响高校对电子会计档案的认可与推广。

在优势方面：因M大学近年来陆续招聘5名财会专业硕士研究生，全处财务人员年龄结构、学历结构得到大幅度优化，财务人才储备处于学校历史最好水平，年轻人接受新型事物