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档案管理实施细则

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总则

第一条为加强对档案搜集、整理和管理工作，提升科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，确保企业档案全方位地服务于企业各项工作，发挥企业档案应有功效，结合企业实际情况，特制订本细则。

第二条本细则所称档案，是指企业在生产、经营活动和各项管理工作中形成含有保留价值多种门类和载体全部档案，包含各部门、子企业（以下简称各部）多种文字、图表、声像等不一样形式文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。

第三条企业档案工作实施统一领导，分级管理标准。在行政部下设置档案室，档案室配置专职档案管理人员，集中统一管理企业及下属子企业部分档案。企业各部门、子企业配置档案员，业务上接收行政部档案室指导，负责搜集、整理各部门、子企业文件材料并定时移交给档案室。

第四条档案管理采取专员负责、按时交接、定时检验管理模式。

专员负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案日常管理和保管职责；

按时交接是指各经办部门每七天两次（逢周二及周五）将办理对外业务所产生文件资料、证照、协议原件立即交行政部档案室，按规范做好移交登记手续，档案管理员实时监督，确保于要求时限内办理档案移交，避免因步骤疏漏或延迟移交造成风险隐患。

定时检验是指集团相关管理、保管部门及各对应部门应建立档案定时检验制度。

档案密级划分

第五条列入密级档案是关系企业权利和利益，依据特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉事项。通常包含下列事项：

1.企业重大决议中秘密事项。企业还未付之实施经营战略、经营方向、经营计划、经营项目及经营决议。

2.企业内部掌握协议、协议、意见书、可行性汇报和关键会议统计和材料。

3.企业财务预决算汇报及各类财务报表、统计报表。

4.企业所掌握还未进入市场或还未公开各类信息。

5.其它经企业确定应保密事项。

第六条档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

1.绝密是企业最关键秘密，泄露会使企业权益遭受尤其严重损失。绝密档案包含：董事长私人文件、企业名下房地产权证、各地域企业业务审批步骤、集团及下属企业供给商名目、承建商名目；股份企业股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响企业权益关键决议文件、资料设为绝密级。

借调这类文件必需严格审核，经办人员清楚填写《借调文件申请审批表》里各项内容，由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后，交行政部主管领导最终审批。

2.机密是企业关键秘密，泄露会使企业权益遭受严重损害。机密档案包含：企业计划、统计资料、关键会议统计、协议、声像档案等。

这类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。

3.秘密是企业通常秘密，泄露会使企业权益受到损害。秘密级档案包含：企业开展对外业务所产生资料文档、证照及协议、协议等。

借调这类文件需经办部门经理审核，集团分管领导签批同意。

档案管理机构及其职责

企业档案工作实施统一领导，分级管理标准。

第七条集团行政部档案管理职员作职责

1.计划企业档案工作，起草企业档案工作各项管理制度，组织企业专兼职档案管理员学习，实施企业档案工作规章制度，并负责监督、指导和检验实施情况。

2.搜集、整理各部门、子企业移交多种文件材料，并对接收入库档案资料进行分类、整理、立卷、归档；有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，主动做好档案信息资源开发工作。

3.集中统一管理多种门类、载体企业档案，主动做好判定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。

4.督促企业各部门、子企业档案员搜集、整理和移交多种档案材料，指导各部门、子企业档案工作。

5.坚持平时立卷，依据本部门不一样种类文件材料形成特征，制订其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

6.加强对各部门、子企业档案员业务监督、指导、检验工作，帮助各部门文书立卷人员做好文件材料形成、积累和整理归档工作，确保归档档案质量。

7.对保留文书档案数量进行正确统计。

第八条档案整理员应相对稳定，且不得由直接经办业务人员兼任。

第九条档案人员调动工作时，必需在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失，要查明情况并追究相关人员责任。

档案分类和立卷整理

第十条企业本部档案根据楼盘名称及子企业名称分别立卷，在卷下又分为八个子目录：企业证照、文书档案、声像档案、销售协议、开发协议、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下依据年度根据流水号立卷。

1. 文书档案，以单位-年度-次序号立卷。

2. 声像档案，以事由立卷，在事由标准下根据声像档案产生前后次序，将每一事由档案选择有代表性6-10张像片存档