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公司档案主管岗位职责

一、岗位概述

档案主管在公司中扮演着重要的角色，负责公司档案的管理、维护和利用。该岗位的核心职责是确保档案信息的完整性、安全性和可用性，以支持公司的日常运营和决策。档案主管需要具备良好的组织能力、沟通能力和信息管理能力，能够有效协调各部门的档案工作，确保档案管理的规范性和高效性。

二、档案管理

档案主管负责制定和实施公司档案管理制度，确保档案的收集、整理、存储和销毁符合相关法律法规和公司政策。具体职责包括：

1.档案收集：负责收集公司各类档案，包括合同、报告、会议记录、财务文件等，确保档案的完整性和准确性。

2.档案整理：对收集到的档案进行分类、编号和归档，建立档案管理系统，确保档案的易查找性和可用性。

3.档案存储：负责档案的存储管理，确保档案存放环境的安全性和适宜性，防止档案损坏和丢失。

4.档案销毁：根据公司档案管理规定，定期对过期或无用的档案进行审核和销毁，确保档案管理的高效性。

三、档案利用

档案主管需要确保档案的有效利用，支持公司各部门的工作需求。具体职责包括：

1.档案查询：负责处理各部门对档案的查询请求，提供及时、准确的档案信息支持。

2.档案借阅：制定档案借阅制度，管理档案的借阅和归还，确保档案的安全和完整。

3.档案培训：对公司员工进行档案管理知识的培训，提高员工对档案管理重要性的认识，促进档案的规范使用。

四、档案信息化

随着信息技术的发展，档案主管需要推动档案管理的信息化进程，提高档案管理的效率和准确性。具体职责包括：

1.信息系统建设：负责档案管理信息系统的建设和维护，确保系统的稳定性和安全性。

2.数据录入与维护：对档案信息进行数字化录入，定期维护和更新档案信息，确保信息的准确性和时效性。

3.信息安全管理：制定档案信息安全管理制度，确保档案信息的保密性和安全性，防止信息泄露和滥用。

五、档案监督与评估

档案主管需要定期对档案管理工作进行监督和评估，确保档案管理的规范性和有效性。具体职责包括：

1.档案检查：定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，确保档案管理制度的落实。

2.绩效评估：对档案管理工作进行绩效评估，提出改进建议，推动档案管理工作的持续优化。

3.报告撰写：定期撰写档案管理工作报告，向上级汇报档案管理的情况和存在的问题，提出改进措施。

六、跨部门协调

档案主管需要与公司各部门进行有效沟通与协调，确保档案管理工作的顺利开展。具体职责包括：

1.部门沟通：与各部门保持良好的沟通，了解各部门的档案管理需求，提供相应的支持。

2.协作机制：建立跨部门的档案管理协作机制，促进各部门之间的档案信息共享，提高工作效率。

3.问题解决：及时处理各部门在档案管理中遇到的问题，提供专业的建议和解决方案。

七、法律法规遵循

档案主管需要了解并遵循相关的法律法规，确保档案管理工作的合规性。具体职责包括：

1.法规学习：定期学习与档案管理相关的法律法规，确保档案管理工作符合国家和地方的法律要求。

2.合规检查：对档案管理工作进行合规性检查，确保档案管理制度的执行不违反法律法规。

3.风险防范：识别档案管理中的潜在法律风险，制定相应的风险防范措施，确保公司合法权益的保护。

八、团队管理

档案主管需要对档案管理团队进行有效管理，提升团队的专业素养和工作效率。具体职责包括：

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