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招标采购项目档案管理制度
一、总则
为了规范招标采购项目的档案管理工作，保证采购活动的合法、公平、公正进
行，提高项目档案的管理效能，制定本档案管理制度。
二、规范招标采购项目档案的管理
1.招标采购项目档案的组成
招标采购项目档案应包括以下内容：
–招标文件，包括招标公告、招标文件、招标评标办法等；
–项目准备工作，包括项目立项申请、评审会议纪要等；
–投标文件，包括投标信、投标函、投标报价等；
–评标材料，包括评标报告、评标汇总表等；
–中标文件，包括中标通知书、中标合同等；
–履约管理，包括履约证明、支付凭证、验收报告等。
2.招标采购项目档案的建立与归档
–招标采购项目一经立项，相关部门应按照招标文件要求建立相
应的项目档案，确保文件齐全、完整。
–招标采购项目结束后，相关部门应将项目档案进行归档，并按
照一定的分类、编号规则进行管理，以便于查阅和利用。
3.招标采购项目档案的保管与查阅
–招标采购项目档案应由专人进行保管，确保档案的安全性和完
整性。
–招标采购项目档案的保管地点应设专门的档案室或保管间，确
保档案的防火、防潮、防蛀等环境条件。
–招标采购项目档案的查阅应严格按照相关规定进行，确保保密
性和合法性。
三、招标采购项目档案管理的责任
1.项目负责人
–项目负责人应负责监督和协调招标采购项目档案的建立和归档
工作，确保档案的完整性和准确性。
–项目负责人应定期检查档案保管情况，及时解决档案管理中的
问题并提出改进建议。
2.档案管理人员
–档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，并能够熟练
运用档案管理工具和软件。
–档案管理人员应严格遵守档案管理制度，做好档案的整理、归
档和检索工作，并及时更新相关档案信息。
3.相关部门
–各相关部门应积极配合档案管理工作，及时提供招标采购项目
的相关文件和资料。
–各相关部门应按照档案管理制度的要求，将招标采购项目档案
移交给档案管理人员进行归档。
四、招标采购项目档案的利用与开放
1.档案利用
–招标采购项目档案应根据需要进行利用，以保证对项目的管理
和监督。
–档案利用应遵守有关保密、保护个人隐私等法律法规的规定。
2.档案开放
–招标采购项目档案可根据相关部门的申请，经过评审后进行开
放，以便于研究和借鉴。
–档案开放应遵守相关法律法规的规定，保护商业机密和个人隐
私。
五、附则
本制度自颁布之日起执行，如有需要修改的地方，须经主管部门批准后方可操
作，若有违反制度行为的，将会受到相应的纪律处分。
六、文末声明
本文档仅为示例性文本，具体的招标采购项目档案管理制度请根据实际情况进
行编制并与相关部门进行讨论和审核。
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