集团档案管理制度.docx

2013年6月版

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集团档案管理制度（试行）

总则

第一条为规范整个集团的档案管理工作，使档案资料在完整、系统、规范、安全保管的基础上得到充分、有效的利用，为企业的生产、经营服务，保证集团的全面发展，特制定本制度。

第二条档案的归档范围

1、集团办公室内部形成的重要档案、资料。

2、集团所属各职能部门、各控股公司内部形成的（非业务性）重要档案、资料。

3、外部政府机关、行业部门与公司形成的有关公文、通知、批复等资料。

第三条集团的档案归集团所有，任何单位和个人都不得私自保存；集团全体员工都有责

任支持集团档案系统的工作，严守机密，确保集团档案的完整和安全。

第二章档案的管理部门

第四条档案的管理部门

集团办公室为档案管理的主管部门，对重要档案资料实行定期收集、统一管理。

第五条档案管理部门的职责

1、档案主管部门的职责

（1）负责统一编制、修订、完善集团档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管

理表格，规范档案的分类、移交、归档、管理、借阅、销毁等工作。

（2）负责督促、检查制度的落实情况，指导相关公司的档案管理工作。

（3）负责统一保管集团的重要文件。

（4）负责收集整理各部门档案分类目录，汇总建立集团电子目录，进行集团档案的

数字化建立。

2、档案工作主管领导的职责

集团办公室主任作为集团档案室主管领导，负责组织集团档案管理制度的制定、执行、

督促和检查。对集团档案管理工作负有领导责任。

第三章档案的分类

第六条档案的分类原则

档案分类和分类编号由集团办公司统一管理和制定。各部门不得擅自增、减、变更档案的

分类和分类编号。如有变更、调整、增加、减少需求，应由需求部门提出申请，经部门主管领导批准同意后再做调整。

第七条档案的分类

档案的分类可按内容、保管形式、密级性等多种形式分类，公司档案主要采取以实质内容进行分类。

1、按内容分类

为了便于更细致的规范管理，公司档案分为一级类目和二级类目：

一级类目包括：行政(XZ)、人事(RS)、资产(ZC)、协议(XY)、党务(DW)、法务(FW)、历史(LS)，共七大类。

二级类目包括：1行政类包括：基础性文件（JC）--公司证件、章程、简介、资质、品牌形象、签字印模等

行政制度（ZD）--公司各种行政性规章制度、办事细则、管理措施等

公文（GW）--政府文件、内部通知通报发文、批文等相关文件、会议资料等

文化类（WH）--公司文化活动、教育培训、所获荣誉等

2人事类包括：人事制度（ZD）--人事制度、薪酬绩效制度等

人事档案（RD）--员工基本资料、奖励与处罚材料、考勤表、绩效考核单、劳动合同等

保险（BX）--工伤保险材料、养老保险材料等

3资产类包括：企业资产证件（ZJ）--土地证、房产证

基础建设（JJ）--厂房项目施工资料、电力配备材料等

评估（PG）--企业资产评估

设备（SB）--企业大型生产、加工的仪器设备；日常办公设备相关资料、维修资料等

4协议类包括：租赁（ZL）--企业租赁情况相关资料

借贷（JD）--企业借贷情况相关资料

合作（HZ）--企业对外合作项目相关资料

5党务类包括：党员基本资料、党务会议记录等

6法务类包括：公司涉及法律、法务方面的文件资料

7历史档案包括：公司前身等老资料、过往注销公司资料等

2、按保管形式分类

（1）纸质形式

（2）电子形式：包括各种电子表格、电子文档、影像资料等。

3、按密级性分类

按档案保密性可以分为机密档案、秘密档案和一般档案。文件的保密级别由发文公司的主

管领导根据文件内容，对照密级分类进行确定。

（1）机密档案：是集团公司的核心资料，一旦非法泄漏后会对集团公司安全、发展