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万科物业档案管理制度

撰写人：万科物业

物业档案管理（分类方法、建立流程和注意事项）

一、物业档案的建立

1、什么是物业档案？

指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以

备查考的文字、图像、声音以及其他各种方式和载体的文件。

2、物业档案的两个重要作用

①凭证作用

②参考作用

3、建立动态的物业档案资料管理机制

由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制，凡

是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性

的动态记录。

4、资料的收集

①档案室

※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。

※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。

②资料收集的两种方式

1

※按时间顺序收集

1）设计规划阶段信息

2）施工及验收阶段信息

3）委托管理阶段信息

4）业主收楼信息

5）日常管理信息

※按物业管理参与者的各方面来收集

1）在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力

争全面、准确地收集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。

2）在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。

3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉

与回访记录等以及其相关资料，并将档案的收集形成制度化。

4）通过政府主管部门获取的相关信息。

5、资料的整理和分类

资料整理要求：收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整

理。剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到

条理清晰、分类合理、便于检索。

①根据工作的内容整理和分类

行政：上级文件、内部发文、人事后勤…

工程：工程图纸、设备档案、维修记录…

客服：业主资料、装修资料、客户投诉…

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安保：巡查记录、紧急事件、车辆档案…

财务：各类帐册、发票存根、预算报告…

②根据工作的内容整理和分类

实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可

照顾到从文件到档案的连贯性，进行分类。

◆产权与工程技术资料

◆住（用）户档案

◆装修档案资料

◆工程维修资料

◆设备设施管理资料

◆治安消防安全管理资料

◆绿化清洁资料

◆员工管理资料

◆业主日常资料

◆行政文件资料

◆业主委员会资料

二、物业档案的管理

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1、什么是物业档案的管理？

指物业公司在物业管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、

鉴定、保管、统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

2、档案管理注意事项

①强调原始记录的重要性

②数据准确、资料详实

③不错不漏、帐实相符

④妥善保管、查阅方便

⑤保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全

3、档案的建立的四个环节

（1）收集

将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或

负责管理档案的人员移交、集中的工作。收集的关键是尽可能完整。

完整的档案收集体现在三个方面：

1从规划设计到工程竣工

2从地下到楼顶

3从主体到配套的技术资料

（2）整理

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整理的重点是去伪存真。留下物业管理有用的资料。整理干净不

是最终目的，而是避免查找时浪费时间，提高工作效率。

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