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会议组织协调与沟通制度

会议组织协调与沟通制度

第一章总则

第一条为确保公司各类会议的有序、高效召开，提高会议质量和效率，根据国家有关法律法规、行业标准和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有会议的组织、协调与沟通工作。

第三条会议组织协调与沟通工作应遵循以下原则：

1.目的明确，内容充实；

2.时间紧凑，效率优先；

3.组织严密，程序规范；

4.沟通及时，信息畅通。

第二章会议类型及范围

第四条公司会议分为以下类型：

1.管理层会议：包括公司总经理办公会、各部门经理例会、专项工作会等；

2.业务会议：包括部门内部业务会、跨部门协调会、市场分析会、项目评审会等；

3.普及性会议：包括员工大会、培训会、表彰会、研讨会等。

第五条会议范围包括：

1.会议主题；

2.参会人员；

3.会议时间、地点；

4.会议议程；

5.会议资料准备；

6.会议记录与纪要。

第三章会议组织

第六条会议组织由会议主办部门负责，包括以下工作：

1.确定会议主题、时间、地点和参会人员；

2.制定会议议程，明确会议内容和流程；

3.准备会议资料，包括会议通知、议程、背景材料等；

4.联系参会人员，确认参会情况；

5.安排会场布置、音响、投影等设备；

6.安排会议记录和摄影等工作。

第七条会议主办部门应提前7个工作日向相关部门或领导汇报会议筹备情况，并取得批准。

第八条会议主持人由会议主办部门指定，主持人负责会议的引导、协调和控制。

第四章会议协调

第九条会议协调工作由会议主办部门负责，包括以下内容：

1.联系相关单位或部门，协调参会人员；

2.落实会议时间、地点和参会人员；

3.确保会议设备正常运行；

4.处理会议过程中出现的问题。

第五章会议沟通

第十条会议沟通包括以下内容：

1.会议通知：通过邮件、短信、OA系统等渠道提前通知参会人员；

2.会议资料：提前提供会议议程、背景材料等相关资料；

3.会议纪要：会议结束后，由会议记录人员撰写会议纪要，经主持人审核后报相关部门或领导；

4.跟进落实：会议纪要经审批后，主办部门负责跟踪落实会议决议。

第六章会议记录与纪要

第十一条会议记录由会议记录人员负责，记录内容包括：

1.会议时间、地点、主持人；

2.参会人员；

3.会议议程；

4.会议发言及讨论内容；

5.会议决议。

第十二条会议纪要由会议记录人员根据会议记录撰写，内容包括：

1.会议主题；

2.参会人员；

3.会议时间、地点；

4.会议议程；

5.会议决议；

6.落实责任人和完成时间。

第七章责任与考核

第十三条会议组织协调与沟通工作由会议主办部门负责，相关部门或领导对会议组织协调与沟通工作进行监督和考核。

第十四条对会议组织协调与沟通工作不力，导致会议效果不佳的，将视情节轻重给予通报批评、经济处罚或组织处理。

第八章附则

第十五条本制度由公司行政部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起实施。

注：本制度内容仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。