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国内货运代理公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本国内货运代理公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，保障公司资金安全及业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内与货运代理业务相关的所有合同付款事项，包括但不限于支付运费、装卸费、仓储费、代理费等各类涉及合同约定的款项支出。

二、职责分工

1.业务部门

负责根据业务开展情况，发起付款申请。具体需准确填写付款申请单，注明合同名称、编号、供应商（合作方）信息、付款事由、金额、预计付款时间等关键要素，并确保申请付款事项符合相应合同约定条款。

对付款所对应的业务完成情况进行审核确认，如货物运输是否已按要求完成、服务是否已提供到位等，提供必要的业务执行证明材料（如运输单据、服务验收报告等）随付款申请一并提交。

负责与供应商（合作方）就付款相关事宜进行前期沟通协调，包括核对账目、协商付款时间、方式等细节问题。

2.财务部门

对业务部门提交的付款申请进行财务合规性审核，重点审查申请付款金额是否与合同约定相符、相关发票是否齐全且符合税务要求、是否有足够的预算安排等内容。

根据公司资金状况，安排付款计划，合理调配资金，确保在不影响公司正常运营的前提下，按合同约定及时付款。

负责具体的付款操作，包括选择合适的付款方式（如银行转账、支票等），准确录入付款信息，确保付款准确无误，并做好相应的财务记账工作，记录每一笔付款的详细情况，以便后续查询和对账。

3.法务部门

对涉及重大合同付款或存在潜在法律风险的付款事项，从法律角度进行审核，审查合同条款中关于付款的约定是否清晰、有无法律漏洞，以及本次付款行为是否存在可能引发法律纠纷的隐患等情况，并出具相应的法律意见。

在出现与付款相关的法律争议时，代表公司参与协商、调解、仲裁或诉讼等法律程序，维护公司合法权益。

4.管理层

负责对一定金额以上（具体金额根据公司实际情况设定）的付款申请进行审批决策，综合考虑业务需求、财务状况、法律风险等多方面因素，批准或否决付款申请。

监督合同付款管理办法的执行情况，定期对付款流程、风险控制等方面进行检查评估，及时发现并解决存在的问题，确保公司合同付款管理工作规范有序进行。

三、付款申请流程

1.业务发起

业务人员在确认符合合同付款条件后，填写《合同付款申请单》（详见附件1），确保填写内容完整、准确，所附业务证明材料真实有效。

将填写好的《合同付款申请单》及相关证明材料提交给业务部门负责人进行初审。

2.业务部门审核

业务部门负责人对申请付款事项的业务合理性、真实性进行审核，重点核对付款事由与业务实际执行情况是否一致，相关证明材料是否齐全等内容。

审核通过后，在《合同付款申请单》上签字确认，并将其转交给财务部门进行财务审核；若审核不通过，应注明原因并退回给业务人员，要求其补充或修正相关内容后重新提交。

3.财务审核

财务人员收到《合同付款申请单》后，按照财务合规性要求进行详细审核，核对合同条款、发票、预算等情况，如有疑问可要求业务部门提供进一步的解释或补充材料。

对于审核无误的付款申请，在《合同付款申请单》上签署财务审核意见，并根据公司资金安排情况确定预计付款时间；若审核发现存在不符合财务规定或资金不足等问题，应及时与业务部门沟通协调，提出解决方案或退回申请要求修正。

4.法务审核（如需）

对于涉及重大金额、复杂合同条款或存在潜在法律风险的付款申请，需流转至法务部门进行法律审核。

法务人员根据相关法律法规及合同约定，审查付款申请的合法性及潜在风险，出具明确的法律审核意见并签字确认，反馈给财务部门；如发现法律风险，应及时与业务部门和财务部门共同商讨应对措施。

5.管理层审批

经业务、财务、法务（如需）审核通过的付款申请，根据设定的审批权限，提交至相应层级的管理层进行审批。

管理层在审批时，需综合考虑公司整体利益、业务发展需求、资金状况以及法律风险等多方面因素，做出批准或否决的决策，并在《合同付款申请单》上签署审批意见。

6.付款执行

财务部门收到管理层批准的付款申请后，按照既定的付款计划和审批意见，在规定的付款时间内，通过合适的付款方式完成付款操作，并及时将付款凭证等相关资料归档保存，同时通知业务部门付款已完成。

四、付款方式及要求

1.付款方式

公司优先采用银行转账方式进行合同付款，确保付款安全、可追溯。对于特殊情况下确需使用支票、汇票等其他付款方式的，需经过财务部门负责人批准，并严格按照相应票据管理规定进行操作。

在采用银行转账方式时，应确保收款方账户信息准确无误，严格按照合同约定的收款账户进行付款，避免因账户信息错误导致付款失败或资金损失等情况发生。

2.发票要求

所有申请付款的业务，必须先取得合法有效的发票，发票内容应与合同约定的服务内容、金额等要素相符，且符合国家税收法