电子计算机公司合同付款管理办法.docxVIP

电子计算机公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本电子计算机公司合同付款管理，规范付款流程，确保公司资金的合理使用和安全，防范财务风险，依据国家相关法律法规以及公司财务管理制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于采购计算机硬件、软件产品及服务、技术合作、销售合作等各类合同的款项支付。

二、职责分工

（一）合同承办部门

1.负责合同的起草、洽谈、签订以及后续执行跟踪工作，确保合同约定的相关事项符合公司业务需求和利益。

2.根据合同执行进度，及时发起付款申请，提供完整、准确的付款依据，如合同文本、验收报告、发票等相关证明文件。

（二）财务部门

1.负责审核付款申请的合规性，包括审核付款金额是否与合同约定相符、相关票据是否合法有效、付款流程是否完备等。

2.按照公司资金安排和财务制度，合理调配资金，安排具体的付款操作，确保款项按时、准确支付，并做好相应的账务处理。

（三）法务部门

1.对拟签订的合同文本进行合法性审查，确保合同条款在付款方面及整体上符合法律法规要求，保障公司合法权益。

2.在付款过程中涉及法律纠纷或需要法律专业意见时，提供相应的法律咨询和支持。

（四）审批部门（公司管理层等相关有权审批人员）

1.根据公司授权规定，对合同付款申请进行审批，从业务合理性、预算控制等多方面综合考量，决定是否批准付款。

2.对于重大合同付款事项，需严格按照公司重大决策程序进行审批。

三、付款依据及流程

（一）付款依据

1.有效的合同文本：合同应明确约定付款方式（如一次性付款、分期付款、按进度付款等）、付款时间节点、付款金额及相关的质量、验收等条款，作为付款的基础依据。

2.验收报告：对于涉及货物交付或服务提供的合同，承办部门需在收到货物并验收合格或服务达到约定标准后，出具验收报告，作为申请付款的必要条件之一。验收报告应详细记录验收情况、验收结果以及参与验收人员签字等信息。

3.发票：提供符合税务规定的正规发票，发票内容应与合同约定的交易内容相符，是财务部门审核付款申请的重要依据之一。

（二）付款流程

1.付款申请：合同承办部门根据合同约定的付款条件和实际业务进展情况，填写《合同付款申请单》，详细注明合同名称、编号、供应商（收款方）信息、付款金额、付款方式、付款事由（如依据何种进度付款）等内容，并附上相应的付款依据（合同文本、验收报告、发票等），提交给本部门负责人审核。

2.部门审核：承办部门负责人对付款申请的真实性、合理性进行审核，重点审核付款事由是否符合合同约定、业务执行情况是否属实等，审核通过后签字确认，并将申请单及相关附件转送至财务部门。

3.财务审核：财务部门收到付款申请后，对申请单及附件进行全面的财务合规性审核，主要包括核对付款金额与合同约定是否一致、发票的真实性和合法性、相关审批手续是否齐全等。如发现问题，及时与承办部门沟通并要求补充或修正；审核无误后，财务人员在申请单上签署审核意见，并按照公司审批权限规定，将申请单提交给相应的审批部门或人员进行审批。

4.审批决策：审批部门（有权审批人员）根据公司财务状况、预算安排以及业务实际情况等因素，对付款申请进行审批。对于符合规定且在授权范围内的付款申请，予以批准；对于超出授权范围或存在疑问的付款申请，可要求承办部门或财务部门进一步说明情况，必要时组织相关部门进行讨论后再做决策。审批通过后，审批人员在申请单上签字确认。

5.付款执行：财务部门在收到审批通过的付款申请单后，按照公司资金支付流程和规定的付款方式（如银行转账、支票等），安排向收款方支付款项，并及时做好付款记录和账务处理，确保付款信息准确无误。同时，将付款凭证复印件等相关资料反馈给合同承办部门存档。

四、付款方式及时间要求

（一）付款方式

1.银行转账：原则上，公司所有合同付款应通过银行转账方式进行支付，确保资金流向可追溯、安全可靠。承办部门应准确提供收款方的银行账户信息（包括开户银行名称、账号、户名等），财务部门严格按照提供的信息办理转账手续。

2.支票支付：在特定业务情况下，经公司批准可使用支票进行付款。使用支票时，应严格遵守支票管理规定，填写准确、规范，并做好支票领用、登记及跟踪核销等工作。

3.其他合法支付方式：如因特殊业务需求需采用其他合法的支付方式（如电子支付平台等），需报经公司财务部门和管理层批准后，按照相关规定和操作流程执行。

（二）时间要求

1.正常情况下，财务部门应在收到审批通过的付款申请后[X]个工作日内完成款项支付工作，确保付款及时性，避免因逾期付款给公司带来不必要的违约风险或影响公司信誉。

2.对于有明确约定付款时间节点的合同，承办部门应提前做好付款申请准备工作，确保在约定时间前完成内部审批流程，使财务部门有足