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合同档案管理制度模版

一、目的与原则

1.1为了规范公司合同档案的管理，确保合同资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，特制定本制度。

1.2本制度遵循合法性、完整性、准确性、保密性原则，确保合同档案的真实性、有效性，为公司经营决策提供有力支持。

二、合同档案的范围与分类

2.1合同档案范围：本制度所指合同档案包括公司签订的各类合同、协议及其相关附件、补充协议、变更协议、解除协议等。

（1）销售合同档案；

（2）采购合同档案；

（3）技术服务合同档案；

（4）租赁合同档案；

（5）借款合同档案；

（6）投资合同档案；

（7）其他合同档案。

三、合同档案的归档与管理

3.1合同档案的归档

（1）合同签订后，合同承办部门应在合同履行完毕或合同终止后30日内，将合同档案原件及相关资料移交至档案管理部门。

（2）档案管理部门负责对合同档案进行审查、验收、登记、编号、归档。

3.2合同档案的管理

（1）档案管理部门应设立专门的合同档案柜，实行分类存放，确保档案安全、整洁、有序。

（2）合同档案应按照编号顺序排列，便于查找和利用。

（3）档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发现问题及时整改，确保档案完整、准确。

四、合同档案的借阅与利用

4.1合同档案的借阅

（1）公司内部员工因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。

（2）借阅合同档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得损坏、涂改、丢失档案。

4.2合同档案的利用

（1）合同档案主要用于公司内部经营决策、法律事务、业务查询等。

（2）档案管理部门应积极开展合同档案编研工作，为公司提供有价值的信息资源。

五、合同档案的销毁与保密

5.1合同档案的销毁

（1）合同档案销毁应遵循国家有关规定，确需销毁的档案，应由档案管理部门提出申请，经公司领导审批后，进行销毁。

（2）销毁合同档案时，应确保档案内容不被泄露，采取安全、环保的方式进行处理。

5.2合同档案的保密

（1）合同档案涉及公司商业秘密，档案管理部门及借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

（2）违反保密规定，造成公司损失的，依法追究相关责任。

六、合同档案的电子化管理

6.1为了提高合同档案的管理效率，公司实行合同档案的电子化管理。档案管理部门应建立合同档案数据库，对合同档案进行数字化处理。

6.2电子合同档案的录入与更新

（1）档案管理部门负责将合同档案原件进行扫描，录入合同档案管理系统。

（2）合同档案的更新应及时进行，确保电子档案与纸质档案内容一致。

6.3电子合同档案的安全

（1）档案管理部门应定期对电子合同档案进行备份，防止数据丢失。

（2）设置合理的权限，确保电子合同档案的安全访问，防止未经授权的查阅和修改。

七、合同档案的培训与监督

7.1培训

（1）公司应定期组织合同档案管理培训，提高员工对合同档案重要性的认识，提升档案管理水平。

（2）培训内容包括：合同档案管理制度、档案归档流程、电子档案操作技巧等。

7.2监督与检查

（1）公司设立合同档案管理监督小组，负责对合同档案管理工作进行监督检查。

（2）监督小组定期对档案管理部门的工作进行检查，发现问题及时提出整改意见。

八、附则

8.1本制度由档案管理部门负责解释。

8.2本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

8.3本制度的修改、废止，须经公司董事会审议通过。

九、合同档案的应急处理与责任追究

9.1应急处理

（1）如遇合同档案遗失、损坏、被盗等紧急情况，档案管理部门应立即启动应急预案，采取必要措施，尽可能减少损失。

（2）档案管理部门应定期组织应急演练，确保在突发情况下，能够迅速、有效地处理合同档案管理问题。

9.2责任追究

（1）对于违反合同档案管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行通报批评、经济处罚或解除劳动合同。

（2）若因管理不善导致合同档案丢失、泄露，给公司造成经济损失的，应依法承担相应的赔偿责任。

十、合同档案的持续改进

10.1档案管理部门应定期收集员工对合同档案管理制度的意见和建议，不断优化管理流程，提高服务质量。

10.2公司鼓励员工积极参与合同档案管理创新活动，对提出有效改进措施的个人或团队给予表彰和奖励。

十一、合同档案的跨部门协作

11.1合同档案管理涉及多个部门，各部门应相互支持，协同合作，确保合同档案的及时归档和有效利用。

11.2档案管理部门与其他部门之间应建立有效的沟通机制，定期召开协调会议，解决合同档案管理中的跨部门问题。

十二、合同档案的外部合作与交流

12.1档案管理部门可与其他企业、机构进行合同档案管理方面的交流与合作，借鉴先进的管理经