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办公室档案管理办法6篇

办公室档案管理办法(1)

为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整

性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各

部门的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件

立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考

利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，

簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，

区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、

分保管期限的方法立卷。

1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批

文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。

(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。

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长期保存为20xx年至50年。

(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。

短期保存为20xx年以下。

第六条文件的组合。组合的基本作法如下：

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一

问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密

不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，

附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份

或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，

向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用

中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷

内文件的内容和成份。

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第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保

存在办公室,电网档案盒。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进

行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，

按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防

护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行

修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有

关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅

自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查,

档案盒，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告