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现场安装制作材料采购管理办法

一、总则

1.为规范单位现场安装制作材料的采购工作，确保采购材料的质量、合理控制成本、保障施工进度，特制定本办法。

2.本办法适用于单位内所有涉及现场安装制作项目的材料采购活动。

二、采购原则

1.质量优先原则

必须严格把控采购材料的质量，所采购的材料应符合国家相关标准、行业规范以及项目设计要求，严禁采购质量不合格的产品进入施工现场。

2.成本效益原则

在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道、谈判技巧、批量采购等方式，降低采购成本，提高资金使用效益，实现最佳性价比。

3.计划性原则

依据项目施工计划和材料需求计划进行采购，避免盲目采购造成材料积压或短缺，影响项目正常开展。

4.合法性原则

采购活动必须严格遵守国家法律法规以及单位内部的相关规章制度，确保采购过程合法合规、公开透明。

三、采购部门及职责分工

1.采购部门

负责制定采购计划，根据各项目组提交的材料需求计划，结合库存情况，统筹安排采购工作。

开展市场调研，收集供应商信息，建立和维护合格供应商名录，并对供应商进行定期评估与考核。

组织采购招标、询价、谈判等具体采购工作，签订采购合同，并跟进合同执行情况，确保材料按时、按质、按量供应。

负责采购材料的验收、入库及结算工作，处理采购过程中的各类问题和纠纷。

2.项目组

根据施工进度和设计要求，准确、及时地向采购部门提交现场安装制作材料的需求计划，需求计划应包括材料名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等详细信息。

参与重要材料的采购选型、供应商考察及验收工作，对所需求材料的适用性和质量进行把关。

协助采购部门解决因施工变更等原因导致的材料调整问题，配合做好材料的领用、使用管理工作。

3.质量监督部门

负责制定材料质量检验标准和验收规范，对采购材料的质量进行抽检和监督。

参与重要材料及批量采购材料的到货验收工作，对不符合质量要求的材料有权提出退货、换货等处理意见。

跟踪已投入使用材料的质量情况，为后续采购质量改进提供依据。

4.财务部门

负责审核采购预算、采购合同中的付款条款等，确保采购活动符合单位财务规定和资金安排。

根据采购合同和验收凭证，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算与监控，分析采购资金使用效益。

四、采购流程

1.需求计划编制

项目组在项目启动后，按照施工进度计划，提前[X]个工作日编制详细的现场安装制作材料需求计划，经项目负责人审核签字后提交给采购部门。

采购部门收到需求计划后，结合库存盘点情况，在[X]个工作日内核对并汇总各项目的材料需求，如有疑问及时与项目组沟通确认。

2.供应商选择

采购部门根据材料需求情况，从合格供应商名录中筛选出符合条件的供应商，对于首次采购的材料或金额较大的采购项目，应组织相关部门进行供应商考察，考察内容包括供应商的生产能力、质量保证体系、信誉、价格等方面。

对于常规材料采购，可向不少于[X]家供应商进行询价或邀请招标，要求供应商在规定时间内提供报价单、产品资料等响应文件。采购部门对供应商的响应文件进行综合评估，结合质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定最终的供应商。

3.采购合同签订

采购部门与选定的供应商就采购材料的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款进行谈判，达成一致后，按照单位合同管理规定签订正式的采购合同。

采购合同应经单位法务人员或相关领导审核批准后生效，合同签订后采购部门应及时将合同副本分发给项目组、质量监督部门、财务部门等相关部门备案。

4.材料验收

采购材料到货前，采购部门应提前通知项目组和质量监督部门做好验收准备工作。材料到货时，采购部门会同项目组、质量监督部门按照采购合同和质量验收规范进行验收，验收内容包括材料的外观、数量、规格型号、质量证明文件等。

对于需要进行检验检测的材料，应按照规定抽样送检，检验合格后方可办理入库手续。如发现材料不符合验收要求，采购部门应及时与供应商联系，协商解决处理办法，如退货、换货、补货等。

5.入库与结算

验收合格的材料，由采购部门填写入库单，办理入库手续，仓库管理人员核对无误后接收材料入库，并做好库存台账登记工作。

采购部门根据采购合同和入库单等相关凭证，定期向财务部门提交付款申请，财务部门审核后按照合同约定的付款方式和时间安排支付采购款项。

五、合格供应商管理

1.合格供应商名录建立

采购部门通过市场调研、供应商自荐、行业推荐等多种渠道收集供应商信息，对有意向合作的供应商进行初步筛选，要求供应商提供企业资质、产品目录、质量认证等相关资料，经审核评估后，将符合条件的供应商纳入合格供应商名录。

2.供应商评估与考核

采购部门定期（每[X]年或每[X]个项目周期）对合格供应商进行评估与考核，评估考核内容包括供应商的产品质量、