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企业邮箱管理制度及流程

一、制定目的及范围

为提升企业内部沟通效率，确保信息安全，特制定企业邮箱管理制度。本制度适用于公司全体员工，涵盖邮箱申请、使用、维护、审核及注销等全过程，以确保企业邮箱的规范化管理。

二、邮箱管理原则

1.企业邮箱的使用应遵循“安全、规范、高效”的原则，确保信息的准确传递与保密性。

2.所有员工必须使用企业邮箱进行工作相关的沟通，非工作邮件不得使用企业邮箱进行发送。

3.邮箱密码应定期更换，确保账户安全，密码不得共享他人。

三、邮箱申请流程

1.申请准备

2.主管审核

申请表提交至部门主管，主管根据员工的工作需要进行审核，确认后签署意见。

3.IT部门审核

主管审核通过后，申请表转交IT部门。IT部门对申请人身份进行核实，并检查申请表的完整性。若信息无误，IT部门将为申请人创建企业邮箱。

4.通知与培训

IT部门创建邮箱后，需通过邮件或内部公告通知申请人，并安排一次邮箱使用培训。培训内容包括邮箱的基本操作、安全注意事项及公司邮件使用规范。

四、邮箱使用流程

1.日常使用

员工在使用企业邮箱时，应遵循公司规定，确保邮件主题清晰、内容简洁，避免发送垃圾邮件。

2.邮件分类与存档

员工需定期对邮箱内邮件进行分类与存档，重要邮件应备份，并定期清理无用邮件，保持邮箱整洁。

3.密码管理

员工应确保邮箱密码的复杂性，定期更换密码，遇到可疑登录或密码泄露情况应立即更改密码并通知IT部门。

4.信息安全

员工不得将企业邮箱信息泄露给外部人员，涉及敏感信息的邮件需使用加密方式发送。

五、邮箱维护流程

1.定期检查

IT部门定期对企业邮箱进行安全检查，包括邮箱使用情况、存储空间及安全漏洞等，确保邮箱正常运行。

2.技术支持

若员工在使用邮箱过程中遇到技术问题，需及时联系IT部门寻求支持。IT部门应在24小时内回复并解决问题。

3.邮件备份

IT部门应定期进行邮箱数据备份，确保重要信息不会因意外情况而丢失。

六、邮箱审核及注销流程

1.注销申请

员工离职或调岗需注销邮箱时，需填写《企业邮箱注销申请表》，包括姓名、部门、邮箱地址等信息。

2.主管审核

注销申请表提交至部门主管，主管需确认员工的离职或调岗情况并签署意见。

3.IT部门处理

主管审核通过后，申请表转交IT部门。IT部门在确认员工已离职或调岗后，进行邮箱数据备份并注销账号。

4.信息转移

若员工需将邮箱内的重要信息转移至其他邮箱，应提前向IT部门申请，IT部门将协助完成信息转移。

七、邮箱使用纪律

1.员工责任

员工对其使用的企业邮箱负有完全责任，需妥善管理邮箱信息，确保安全性。

2.违规处理

若员工违反企业邮箱管理制度，IT部门将根据情况进行警告、限制使用或注销邮箱等处理措施。

3.培训与教育

公司定期组织邮箱使用培训，提高员工的信息安全意识，确保每位员工了解并遵守相关制度。

八、反馈与改进机制

为保证企业邮箱管理制度的有效性，员工可通过内部反馈系统提出意见和建议。IT部门定期对反馈意见进行汇总和分析，并根据实际情况对制度进行调整和优化，确保制度与时俱进，适应企业发展需要。

通过建立以上制度，企业邮箱管理将更加规范，信息交流更加高效，确保企业的正常运营与信息安全。