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办公室档案管理规范制度

办公室档案管理规范制度

一、总则

1.1为了加强办公室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规范制度。

1.2本规范制度适用于本单位的各类档案管理工作。

二、档案分类及编号

2.1档案分类应按照国家档案分类标准，结合本单位实际情况，进行科学合理的分类。

2.2档案编号应采用统一编号方法，编号应规范、明确，便于检索。

三、档案收集与归档

3.1档案收集应确保档案的完整性和准确性，收集范围包括：

（1）文件、资料、图纸、照片、录音、录像等。

（2）内部管理文件、会议记录、工作总结等。

（3）与其他单位往来文件、合同、协议等。

3.2档案归档应按照归档范围和归档时间要求，及时、准确地归档。

四、档案保管与维护

4.1档案保管应采取有效措施，确保档案的安全。

（1）档案室应保持清洁、通风、干燥，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬。

（2）档案柜应配备防火、防盗设施。

（3）重要档案应实行双人保管。

4.2档案维护应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。

五、档案借阅与利用

5.1档案借阅应办理借阅手续，经批准后方可借阅。

5.2档案利用应严格按照档案保管要求进行，不得擅自复制、翻印、损坏档案。

六、档案销毁

6.1档案销毁应按照国家档案管理的法律法规和本单位的档案销毁规定执行。

6.2档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值的档案方可销毁。

七、档案信息化管理

7.1档案信息化管理应遵循国家档案信息化标准，采用先进的技术手段，提高档案管理的效率。

7.2档案信息化系统应具备以下功能：

（1）档案目录查询、检索。

（2）档案全文阅读、打印。

（3）档案在线借阅、归还。

（4）档案安全监控。

八、附则

8.1本规范制度由办公室负责解释。

8.2本规范制度自发布之日起施行。