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办公室档案整理与归档制度

第一章总则

第一条为加强办公室档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于本办公室所有档案资料的整理、归档和管理。

第三条本制度遵循统一领导、分级管理、分类存放、方便检索的原则。

第二章档案分类与编码

第四条档案资料按照内容、形式、来源等进行分类，分类标准如下：

1.按内容分类：分为文书档案、声像档案、实物档案等；

2.按形式分类：分为纸质档案、电子档案等；

3.按来源分类：分为内部档案、外部档案等。

第五条档案资料采用统一编码制度，编码规则如下：

1.编码长度为20位，分为五部分；

2.第一部分为档案类别代码，2位；

3.第二部分为机构代码，2位；

4.第三部分为年度代码，4位；

5.第四部分为流水号，8位；

6.第五部分为校验码，2位。

第三章档案整理

第六条档案整理应遵循以下程序：

1.汇总：对收集到的档案资料进行初步筛选、分类和整理；

2.检查：核对档案资料的真实性、完整性和准确性；

3.编号：按照档案编码规则进行编号；

4.拟写目录：编制档案目录，包括档案名称、类别、日期、档号等信息；

5.分类存放：根据档案类别、形式和来源，将档案资料分别存放于档案柜或档案室。

第七条档案资料整理要求如下：

1.纸质档案：采用线装、活页装等形式，确保档案装订整齐、牢固；

2.电子档案：按照统一格式进行存储，确保数据安全、可靠；

3.声像档案：采用标准格式进行存储，确保音质、画质清晰。

第四章档案归档

第八条档案归档应遵循以下原则：

1.按年度归档：将每年收集到的档案资料按年度归档；

2.按类别归档：将同一类别的档案资料集中归档；

3.按顺序归档：将同一类别、同一年度的档案资料按照时间顺序归档。

第九条档案归档程序如下：

1.归档申请：档案整理完成后，向档案管理部门提出归档申请；

2.档案审查：档案管理部门对归档的档案资料进行审查；

3.归档登记：对归档的档案资料进行登记；

4.归档存放：将归档的档案资料存放于档案柜或档案室。

第五章档案保管

第十条档案保管应遵循以下要求：

1.存放环境：档案存放环境应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防霉；

2.设施设备：配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、温湿度计、杀虫剂等；

3.安全措施：加强档案保管区域的安全防护，防止火灾、盗窃等事故发生；

4.定期检查：定期对档案资料进行整理、清洁、消毒等检查。

第六章档案利用

第十一条档案资料利用应遵循以下原则：

1.依法利用：根据档案法规和档案管理要求，合理利用档案资料；

2.保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密等档案资料，严格保密；

3.便利原则：为档案用户提供便捷的档案查阅服务。

第十二条档案资料利用程序如下：

1.查阅申请：档案用户提出查阅申请，填写查阅登记表；

2.审查批准：档案管理部门对查阅申请进行审查，批准后提供档案资料；

3.查阅服务：档案管理部门为档案用户提供查阅服务，包括档案查阅、复制、扫描等。

第七章档案销毁

第十三条档案销毁应遵循以下原则：

1.依法销毁：严格按照档案法规和档案管理要求进行档案销毁；

2.保护原则：在销毁档案资料前，对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息进行脱密处理；

3.保密原则：确保档案销毁过程中的保密性。

第十四条档案销毁程序如下：

1.档案鉴定：对拟销毁的档案资料进行鉴定，确认其价值和保存期限；

2.审查批准：向档案管理部门提出销毁申请，经审查批准后方可销毁；

3.销毁记录：对销毁的档案资料进行登记，包括档案名称、数量、时间等信息；

4.监督销毁：监督销毁过程，确保档案资料得到妥善处理。

第八章附则

第十五条本制度由办公室档案管理部门负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。原有制度与本制度不一致的，以本制度为准。

第十七条本制度未尽事宜，可根据实际情况予以补充。