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办公室文件归档与管理制度

一、总则

第一条为加强办公室文件归档与管理工作，确保文件安全、完整、高效地服务于各项工作，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有部门、岗位及其工作人员。

第三条办公室文件归档与管理工作应遵循以下原则：

（一）合法性原则：确保文件归档与管理工作符合国家法律法规和有关政策。

（二）真实性原则：归档文件应真实反映工作情况，不得篡改、伪造。

（三）完整性原则：确保文件归档齐全，无遗漏。

（四）准确性原则：文件归档内容准确无误。

（五）安全性原则：采取有效措施，确保文件安全。

二、文件分类与归档

第四条办公室文件分为以下类别：

（一）行政文件：包括领导讲话、会议纪要、政策文件等。

（二）业务文件：包括工作总结、计划、报告、调研报告等。

（三）凭证文件：包括合同、协议、报销单据等。

（四）其他文件：包括通知、函件、简报等。

第五条文件归档前应进行以下工作：

（一）对文件进行分类、编号、整理。

（二）审查文件的真实性、准确性、完整性。

（三）对文件进行保密性鉴定，标注保密级别。

第六条文件归档按照以下流程进行：

（一）归档申请：各部门将文件归档申请报送给办公室。

（二）审核：办公室对归档申请进行审核，确认文件符合归档要求。

（三）归档：办公室将文件按照类别、编号、时间顺序进行归档。

三、文件检索与管理

第七条文件检索应遵循以下原则：

（一）方便快捷原则：确保文件检索迅速、准确。

（二）高效利用原则：充分发挥文件作用，提高工作效率。

第八条文件检索流程：

（一）检索申请：各部门根据需要向办公室提交文件检索申请。

（二）检索：办公室根据申请内容进行文件检索。

（三）提供文件：办公室将检索到的文件提供给申请部门。

第九条文件管理应做到以下几点：

（一）定期检查文件保管状况，确保文件安全。

（二）对破损、褪色、字迹模糊的文件进行修复、复制。

（三）对已过保管期限的文件，经鉴定后进行销毁或转存。

四、档案保密与安全

第十条档案保密工作：

（一）严格保密制度，对涉密文件进行标注。

（二）加强档案保密教育，提高工作人员保密意识。

（三）对违反保密规定的行为，依法依规进行处理。

第十一条档案安全管理：

（一）建立健全档案库房，确保档案存放安全。

（二）加强档案库房安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫等措施。

（三）定期对档案进行消毒，防止档案病害。

五、监督检查与责任追究

第十二条办公室对文件归档与管理工作进行监督检查，各部门应积极配合。

第十三条对违反本制度的行为，按照相关规定进行处理，情节严重的，依法依规追究责任。

六、附则

第十四条本制度由办公室负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。