物流管理 18.采购验收与支付管理制度 .pdfVIP

采购验收与支付管理制度

第1章总则

第1条目的

1.确保采购物资的质量符合公司经营的需要，防止不合格物资入库或流入

市场。

2.规范采购货款的支付行为，确保公司资金的安全。

第2条适用范围

本制度适用于公司采购物资验收和货款支付管理工作。

第3条管理职责

1.采购部负责采购物资的验收和支付凭证的传递工作。

2.财务部负责按采购合同和验收证明查验结算凭证，并办理支付事宜。

3.总经理负责采购验收和货款支付的监督管理工作。

第2章采购验收管理

第4条验收准备

1.采购部的采购专员应做好以下准备工作。

(1)采购专员应在供应商发货后通知采购验收人员及仓储部仓库管理人员做

好采购物资验收准备。

(2)采购专员应准备好相应的检验材料，包括供应商交货的数量、种类、质

量验收标准等。

2.采购部的采购验收人员应做好以下准备工作。

(1)事前做好检验器具和设备的调试、清洁及维护工作，并进行校准或校审，

以保证检验的正确性。

(2)为特殊物资检验配备相应的防护用品，并采取必要的应急防范措施，以

防万一。

(3)若是较大型物资或数量较多的货品，采购验收人员应事先安排好验收场

地及保管场所。

3.仓储部仓库管理人员应做好以下两方面的准备工作。

(1)了解采购物资的基本性质，做好装卸机械、操作器具以及人员安排工作。

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(2)做好采购物资验收合格后入库的准备工作，包括储位准备、垫垛材料准

备、入库单据准备等。

第5条待验物资处理

对于已经到货、等待验收的物资，必须在物资的外包装上贴上物资标签，

详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且与已验收的物资分开储存。

第6条核对采购凭证

1.采购物资进入待检区后，采购验收人员应对采购的相关凭证进行检验，

具体包括合格证、化验单、试验报告、检验单、装箱单、物资明细表、磅码单、

发货票、运输单据等。

2.采购验收人员应按照合同条款规定的供货人名称，供货品种、规格、数

量、重量、包装方式、检验标准和方法、交货时间、地点等，与有关单证进行

核对，并将产品质量检验结果与合同规定的相应标准进行对照，以确认无误。

第7条实施质量检验

所采购物资的有关单证核对无误后，采购验收人员应严格按照预先制定的

检验方案对所采购物资的数量、重量、外观和质量进行检验。

1.数量、重量检验。物资的实际数量、重量要与供应商的发货票相符。

2.外观检验。物资的外观应与合同规定的标准相符。

3.质量检验。严格按照合同条款、说明书、操作手册的规定和程序进行安

装、试机，并进行各种技术参数测试，检查采购物资的技术指标和性能是否达

到要求。

4.代检。若需要外部单位代检，采购验收人员应提前提出申请，经采购部

经理、总经理审批后，委托有关检验、科研等部门进行代验。

第8条质量检验问题

1.验收过程中如发现物资与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，

应通知采购人员及相关部门进行处理。

2.若验收过程中发现物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况，验收人

员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能

维持其状态以利于公证作业。

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3.公证单位或供应商确认后，验收人员应开立“索赔处理单”呈部门负责

人核实，并送财务部门及采购部门办理索赔业务。

第9条急用品验收

紧急物资到货后，若尚未收到“请购单”，验收人员应先与采购人员核对

物资，确认无误后，按收货作业办理验收手续。

第10条检验结果处理

采购验收人员应根据检验结果对采购物资进行相应的处理，具体处理方式

如下表所示。

第11条不合格品的退换货作业

1.若采购物资检验不合格，采购专员应开立“物资交运单”，并附“物资

检验报告单”呈采购部经理签字确认后办理退货。