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企业物资采购（订货）管理办法

一、目的

为规范公司采购流程，加强采购工作的管理，提高采购工作效率，

从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带

来更大的资金支持。制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、适用范围

适用本公司范围内所有采购业务的管理。

三、工作职责

1.公司各相关需求部门提交采购申请；

2.公司采购部负责采购物资的询价、比价、合同签订、对账结算

等流程细节；

3.公司财务部负责物资价格的审核、合同结算；

4.总经理负责物资采购的批准。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购询价时必须由两家及多家以上供应商提供报价，在权衡

质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，并

与供应商进一步商谈、议定最终价格，临时性应急购买的物资除外。

2、一致性原则

采购的物品必须与采购申请单所列的规格型号、数量和要求一

致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人

员须及时反馈与请购部门沟通、商议调整。实际到货数量不得超过请

购数量的5%。

3、低价搜索原则

采购人员应随时搜集市场价格信息，建立供应商价格信息数据

库，了解市场最新动态及最低价格。

4、廉洁原则

（1）自觉维护公司利益，努力提高采购物资质量，降低采购成

本；

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请；

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督；

（4）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成

损失。

5、审计监督原则

采购人员应自觉接受财务部以及公司领导对采购活动的监督和

质询。对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，公司有

权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。

五、流程细则

基本流程：（各部门）提交采购需求—寻找供应商—价格洽谈（询

价、比价、议价）—财务审核、确认价格—总经理批准—合同签订、

（预付）货款支付—收货—质检验收—入库—采购对账—财务结算。

1.采购申请

请购部门填写《采购申请单》经分管部门负责人审批后交采购部，

申购单上需注明物资名称、型号规格、数量、材质、需求日期、技术

要求、图纸、包装要求等相关信息。

2.供应商的选择

根据《采购申请单》上的物资信息，采购人员应在《合格供应商

名单》中查找相对应的物资供货商，确认其是否满足供货能力（供货

产品的技术要求和质量是否能满足《采购申请单》要求）。将符合要

求供应商作为物资询价对象进行询价洽谈；临时性应急购买的物资除

外。

3.询价比价议价

采购人员应按《合格供应商名单》中相对应的物资供货商与之联

系进行物资询价工作，原则上每种物资需两家及以上的供应商进行报

价；采购人员接到报价单后，应进行比价、议价，同时对价格信息进

行汇总、分析，拟定《XXXX物资询价分析表》（表中应包含相关物

资的销售价、采购价、历史采购价、价格浮动系数等数据），以便分

析报价的合理性和相应供应商的价格变动情况；将询价情况提交财务

部进行审核，并报总经理批准后方可签订采购合同。在保证产品质量

和满足交货周期的前提下，按低价原则进行采购。无须进行比价、议

价情况：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍

需留下报价记录。

4.合同签订与（预付）货款支付

采购物资报价经财务部和总经理审核、批准后，由采购部门与选

定的供应商确认好相关技术要求、交货周期、付款方式、违约责任等

信息后，签订物资采购合同。采购部（员）根据签订合同上的付款方

式，填写《付款申请单》提交财务部进行货款支付。若交易发生争执

时，依据合同的核定条款进行处理。

5.进度跟催

为了确保准时交货，采购人员应提前与供应商联系，及时了解物

资生产进度，以确保物品（及物资）能适时供应；若采购物资无法在

预定时间内收货，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决方案，并

须重新和供应商确定新的交期，并知会需求部门。

6.验收入库

采购物资到仓库后，仓库管理人员须依照供应商的送货单，对物

资的名称、规格型号、数量等进行确认、清点；质检人员应对照图纸

对物资的外观质量、尺寸、锌层等进行检查、测量，确保准确无误后，

签收送货单；物资入库后，对物资进行整理、分类，按流程办理入库

手续，登记入库存账，并将实际到货清单反馈给采购部进