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物业公司物资采购管理制度

1．目的

为规范公司的物资（物品、资产）采购工作，提高采购工作的效率，保证采购工作

的质量，防止在采购环节中出现人员经济问题，特制定本制度。

2.采购管理的原则

公司的采购管理遵循“货比三家、价廉物美、保证供应、节约成本”的工作原则。

3.工作职责

行政部

1）行政部为公司各部门、各管理部的物资采购的管理部门和采购实施部门。行政部设立

行政外勤岗位，专门负责采购工作的开展和实施。

2）负责建立、完善和及时更新公司的合格供应商信息库。

3）负责编制《物资采购指南》，为公司各部门、各管理部提供物资申购时所需的参考信

息。采购指南的信息要素包括：物资名称、规格/型号、单价、预计采购周期、特殊

情况说明。同时每季度对物资采购价格指南上公布的物资价格进行调查和评估，并及

时更新《物资采购指南》的相关信息。

4）负责对资产类的申购请求进行审核，审核内容包括申购的种类、规格型号、数量、时

间、金额是否合理等内容。

5）负责采购工作的检查工作：不定期抽派行政部其他人员对近期已完成的采购工作进行

调查和评估，以确保采购工作始终处于受控状态，避免公司遭受人为的经济损失。

财务部

1）负责对物资的申购请求进行审核，主要审核费用是否在预算范围内，同时可对申购种

类、数量、金额的申报情况进行复核。

2）负责对采购工作进行财务监督和财务审核，异常情况及时向公司领导汇报监督和审核

结果。同时向行政部通报相关情况。

3）负责对采购物资进行货款支付审核并进行支付。

项目管理部

1）负责于每月20日前向行政部提交经过审核批准的《季度采购计划表》（见附件二）。

2）在公司授权范围内负责组织紧急采购的实施，以及紧急采购手续的及时补办。

4.合格供应商的管理

4.1行政部收集汇总整理公司常用物品、物资、财产的供应商信息，所收集的信息要素

包括：供应商名称、联系电话、联系人、供应物品（物资、资产）种类及名称、供

应价格、售后服务质量调查评估结果。形成《合格供应商信息库》并在公司内网上

公示。

4.2行政部每季度负责对合格供应商信息库进行更新和完善，并及时向公司各部门和管

理部进行发布，以保证物资的供应信息的有效性和准确性。

4.3财务部负责对《合格供应商信息库》中公示的价格进行抽查、把关。

4.4凡合格供应商能够提供的物资，只能在合格供应商处进行采购，除非其他供应商能

提供价格更低的同种品牌规格和质量的物资。如果出现这种情况，则应及时补充和

更新《合格供应商信息库》。

4.5行政部定期组织安排进行市场调查，收集市场的供应情况和物品的价格信息以及供

应商资源，同时对现有的合格供应商的供货服务情况进行评估，对价格不实、物资

质量较差、供应不及时、售后服务不佳的供应商进行及时调整和更换，保证公司物

资供应始终处于良好的受控状态。

5.耗用品物资采购流程

申购：物资需求部门根据工作要求拟定申购单，其中属于常用服务耗用品类申购填写《季

度采购计划表》。

审核：

财务部对公司各部门和管理部提出季度计划耗用品申购请求进行审核，审核内容包括申

购种类、数量、金额是否合理，费用是否在预算范围内等内容；公司领导对申购申请

进行审批。

行政部、财务部负责对公司各部门和管理部提出物品及其它临时的申购进行审核，审核

内容包括申购种类、数量、金额是否合理，费用是否在预算范围内等内容；公司领导

对申购申请进行审批。

采购：行政外勤根据审核批准的申购单进行具体的采购实施，对公司常用的物品物资

资产供应由合格供方进行供货。行政外勤实施采购的周期为公司领导签批后7个工作

日。所采购的物品、物资、资产供应商必须开具正式发票。对于单价在2000元或总

价在10000元以上的采购，行政部应安排至少2人共同开展采购工作。

入库：行政外勤负责对采购回来的物品、物资及时办理入库手续，库管员负责对入库

物品、物资、资产的数量和外观进行验收，确认无误后根据发票或供货明细单开启入

库单。入库单由行政外勤进行保管。

领用：库管员完成入库手续后，即可通知使用部门进行领用。使用部门领用物品、物

资、资产时库管员必须开启出库单，由部门经理、项目经理签字批准后方可领取实物。

报销：行政外勤及时整理采购的相关票据，按照财务报销制度规定办理报销手续。相

关票据包括：发票、公