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往来款管理制度

第一章总则

为加强公司往来款的管理，确保公司的财务健康和经营稳定，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。往来款是指公司与客户、供应商及其他合作伙伴之间的债权债务关系，合理有效的管理往来款对公司资金流动、风险控制及财务透明度至关重要。

第二章制度目标

1.明确责任：清晰划分各部门和人员在往来款管理中的职责，确保相关人员对往来款的监督和管理。

2.规范流程：建立标准化的往来款管理流程，确保款项的收付、对账、催收等环节的有效运作。

3.风险控制：通过有效的管理手段，降低因往来款产生的财务风险，保障公司的资金安全。

4.提高效率：优化往来款管理的工作流程，提高资金周转效率，支持公司的正常经营活动。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及与客户、供应商及其他合作伙伴之间的往来款项的管理、核算和监督。

第四章管理规范

4.1往来款的分类

1.应收款：指公司因销售商品或提供服务而产生的应收款项。

2.应付款：指公司因购买商品或接受服务而产生的应付款项。

3.其他往来款：包括员工借款、押金等其他债权债务关系。

4.2责任分工

1.财务部门：负责往来款的日常管理、账务处理、对账及催收工作。

2.业务部门：负责与客户沟通，及时反馈客户的付款信息，并配合财务部门进行催款。

3.法务部门：负责涉及往来款的法律事务，提供法律支持和建议。

第五章操作流程

5.1应收款管理流程

1.合同签署：业务部门在与客户签署合同前，需确保合同条款中明确支付方式、支付期限等相关内容。

2.开具发票：销售商品或提供服务后，财务部门应及时开具发票，并将发票信息录入系统。

3.账款记录：将应收款项及时录入财务系统，确保账目清晰，便于后续管理。

4.对账：每月与客户进行一次对账，确认应收款的准确性，如发现差异，及时沟通解决。

5.2应付款管理流程

1.合同审核：采购部门在与供应商签署合同前，需确认合同条款中支付条件及付款方式。

2.验收入库：物料到达后，采购部门需进行验收，并将验收信息反馈给财务部门。

3.付款申请：采购部门根据合同约定提出付款申请，财务部门审核后进行付款操作。

4.账款记录：将应付款项及时录入财务系统，确保账目清晰。

5.3催收流程

1.定期催收：财务部门应每月对逾期应收款进行催收，采取电话、邮件等方式进行联系。

2.发送催款函：如客户逾期未付款，财务部门应及时发送催款函，要求客户在规定期限内付款。

3.法律手段：如客户仍未付款，财务部门可向法务部门申请采取法律手段进行追讨。

第六章监督机制

1.定期审计：每季度由内部审计部门对往来款管理进行审计，检查管理流程的执行情况及资金安全性。

2.报告制度：财务部门应定期向管理层报告往来款的管理情况，包括逾期款项、催收进展等。

3.反馈机制：建立往来款管理的反馈机制，鼓励员工提出改进建议，提高管理水平。

第七章附则

1.解释权：本制度的最终解释权归财务部门。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，所有部门及员工须严格遵守。

3.修订流程：如需修订本制度，须由财务部门提出修订意见，经管理层审批后方可生效。

第八章结语

往来款管理制度的制定旨在规范公司的财务管理，保障公司资金安全和流动性。各部门需高度重视，严格按照制度执行，共同维护公司的财务健康，促进公司的可持续发展。