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内部与外部业务沟通与协调制度

第一章总则

第一条目的和依据

为了加强企业内部与外部业务的沟通与协调，提高生产效率和业务

质量，依据国家相关法律法规和公司内部管理要求，订立本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部与外部业务沟通与协调的相关工作。

第三条业务沟通与协调的定义

业务沟通与协调是指公司内部各部门和外部合作伙伴之间，通过有

效的信息传递、资源整合和工作协作，达成工作目标，解决问题，保

证业务流程的顺利进行。

第二章内部业务沟通与协调制度

第四条内部业务沟通与协调机制

1.公司内部建立跨部门沟通与协调机制，包含定期召开部门

间会议、设立协调小组等方式，以确保业务流程的协同和信息的畅

通。

2.各部门应依照事先确定的时间和要求，按时参加会议并提

交相关业务报告，及时更新工作进展和问题解决情况，确保信息的

及时性和准确性。

3.高级管理人员应主持会议并供应必需的引导，协调各部门

之间的工作关系，解决业务纠纷和协作问题。

第五条内部业务沟通与协调渠道

1.内部业务沟通与协调的重要渠道为面对面沟通、电话沟通

和电子邮件沟通。

2.部门间应建立定期沟通的机制，例如每周例会、月度汇报

会等，以促进信息共享和问题解决。

3.各部门应保持乐观自动的态度，及时回应他人的沟通需求，

确保沟通渠道的畅通和有效性。

4.部门间在处理紧要问题时，应及时协商，达成全都，并及

时通知相关人员，并将沟通记录、决策结果等做好文件记录。

第六条文件管理

1.为了方便内部业务沟通与协调，各部门应建立文件管理制

度，包含文件起草、审核、发布和存档。

2.文件应明确表述，内容准确完整，格式规范，必需时应附

带相关附件和资料。

3.文件审核应经过各相关部门的审核，并由规定的人员进行

发布和传递。

4.文件存档应依照公司规定的文件管理要求进行，确保文件

的安全性和查阅性。

第七条业务信息共享与知识管理

1.公司应建立完善的业务信息共享和知识管理系统，包含内

部网站、知识库等，以方便员工取得和共享业务知识和工作经验。

2.各部门应依照公司要求及时更新业务信息和知识资料，并

进行分类和归档，方便他人查阅和使用。

3.公司应定期组织培训和沟通活动，以促进业务信息的传递

和知识的共享。

第三章外部业务沟通与协调制度

第八条外部业务沟通与协调机制

1.公司建立与外部合作伙伴的业务沟通与协调机制，以确保

外部业务的顺利进行。

2.公司与外部合作伙伴应签订明确的合作协议或合同，明确

双方的权责和合作细节。

3.公司应派专人负责与外部合作伙伴的沟通与协调工作，确

保信息的流通和问题的及时解决。

第九条外部业务沟通与协调渠道

1.外部业务沟通与协调的重要渠道包含会议、电话沟通、邮

件沟通和现场协作等。

2.公司应在紧要业务环节中布置双方会议，明确工作计划和

沟通目标，解决问题和争议。

3.公司与外部合作伙伴之间的信息沟通和协调应及时、准确、

完整地进行，确保信息的畅通和沟通的有效性。

第十条外部合作伙伴评估与管理

1.公司应建立外部合作伙伴的评估和管理制度，对合作伙伴

进行定期评估，并依据评估结果进行合作伙伴的选择和调整。

2.公司与外部合作伙伴应建立良好的合作关系，加强互信和

合作，共同推动业务的发展和提高。

第四章监督与违纪处理

第十一条内外部业务沟通与协调工作的监督

1.公司应设立特地的监督机构或委员会，负责对内外部业务

沟通与协调工作的监督和评估。

2.监督机构或委员会应定期收集、分析和报告沟通与协调工

作的情况，提出改进看法和措施。

第十二条违纪处理

1.对违反内部与外部业务沟通与协调制度的行为，公司应及

时采取矫正措施，包含警告、罚款、调离岗位、解