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纸制品公司数据管理办法

一、总则

1.目的

为加强本纸制品公司数据资源的管理，保障数据的准确性、完整性、安全性以及有效利用，提升公司整体运营效率和决策科学性，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及生产、销售、财务、人力、研发等业务环节所产生和使用的数据，涵盖各类纸质文档记录数据、电子数据以及系统数据库中的数据等。

3.原则

准确性原则：要求数据如实反映业务实际情况，各项数据录入、统计等环节应严格遵循相关标准和规范，杜绝错误数据。

完整性原则：确保业务相关的数据不缺失，全面覆盖各项关键指标和流程信息，保证数据链条的完整连贯。

安全性原则：通过技术手段和管理措施，保护公司数据免遭泄露、篡改、丢失等安全威胁，维护公司商业机密和运营稳定。

及时性原则：依据业务需求及时更新、汇总、分析数据，保障数据能在有效的时间内为决策和日常运营提供支持。

二、数据分类与分级

1.数据分类

业务运营数据：包括生产环节中的原材料采购量、纸品产量、生产工艺参数、质量检测数据；销售业务的订单数量、销售额、客户信息、销售区域分布等；以及仓储物流方面的库存数量、出入库记录、运输成本等数据，此类数据主要反映公司日常业务运转情况。

财务数据：涵盖资产负债表数据、利润表各项收支数据、现金流量信息、成本核算明细、预算执行情况等，是公司财务状况及财务管理的核心依据。

人力资源数据：涉及员工基本信息、考勤记录、薪酬福利数据、绩效评估结果、培训与发展记录等，用于公司人力管理和人才发展规划。

研发数据：如新产品设计图纸、纸品配方改进试验数据、新工艺研发过程记录等，对公司产品创新和技术升级起着关键作用。

2.数据分级

绝密级数据：涉及公司核心商业机密，如尚未公开的重大新产品研发计划、关键客户的独家合作条款、战略层面的财务预算规划等，此类数据泄露会对公司造成极其严重的损失，仅限公司高层核心决策人员知悉并严格按保密流程使用。

机密级数据：包含财务详细账目、员工薪酬体系细节、重要生产工艺的核心参数等，一旦泄露会严重影响公司正常运营和竞争优势，需严格授权给特定部门和岗位人员使用，并进行严格的访问控制和保密监管。

秘密级数据：像一般性的销售订单详情、常规的人事档案信息、普通生产数据等，其泄露会对公司造成一定负面影响，使用范围限定在相关业务部门内部，按规定流程获取和使用。

内部公开级数据：例如公司的基本组织架构、一般性的产品介绍资料、已公开的统计报表等，可在公司内部员工之间按需共享，便于日常沟通协作和工作开展。

三、数据采集与录入

1.采集要求

各部门应依据业务实际情况，明确数据采集的范围、频率和具体指标，确保采集的数据能完整、准确反映业务状况。

采用合理的数据采集工具和方法，对于手工记录的数据，要保证记录的规范性和清晰性；对于通过自动化设备、信息系统采集的数据，要确保设备和系统的正常运行以及数据接口的稳定可靠。

2.录入规范

录入人员应经过专业培训，熟悉相关业务数据的含义、格式和录入要求，严格按照规定的格式和流程进行数据录入操作。

对于纸质数据向电子系统录入的情况，要进行认真核对，避免出现数据遗漏、错误等问题，录入完成后需进行复核校验，确保录入数据与原始记录一致。

数据录入过程应具备可追溯性，记录录入时间、录入人员等关键信息，以便后续查询和问题排查。

四、数据存储与备份

1.存储管理

根据数据的分类分级情况，选择合适的存储介质和存储环境。绝密级和机密级数据应存储在公司内部经过严格安全防护的专用服务器或存储设备中，并采用加密存储方式；秘密级和内部公开级数据可按照相应安全要求存储在公司内部网络存储区域或指定系统中。

建立完善的数据目录和索引体系，便于快速查询和定位所需数据，同时要规范数据存储的文件夹结构、命名规则等，确保数据存储的有序性。

2.备份策略

制定定期备份计划，对重要数据进行全量备份和增量备份相结合的方式，备份周期根据数据的更新频率和重要程度合理确定，例如财务数据可每日备份，生产运营数据可每周备份等。

备份数据应存储在与源数据不同的物理位置，可选择异地存储或专用的备份存储设施，防止因火灾、地震等不可抗力因素导致数据丢失，同时要定期对备份数据进行完整性和可用性检测，确保在需要时能成功恢复数据。

五、数据使用与共享

1.使用规定

公司员工应根据自身岗位职责和授权范围使用数据，严禁越权访问和使用非本岗位相关的数据，如需获取超出授权的数据，需按照规定流程提交申请，经审批通过后方可使用。

在使用数据过程中，应严格遵守数据安全和保密要求，不得对数据进行篡改、恶意删除等破坏行为，同时要保护数据载体（如电脑、移动存储设备等）的安全，防止数据丢失或泄露。

2.共享机制

建立数据共享平台或流程，对于内部公开级数据，在符合公司信息安全政策的前提下，可通过公司内部网