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会议管理制度

会议管理办法

一、目的

为使公司的会议管理规范化，提高会议组织工作质量，特制定本办法。

二、会议分类

公司会议为定期会议和不定期会议两个种类。

（一）定期会议包括

1、总经理办公会议

2、部门（分公司）工作会议

3、公司总结工作会议

（二）不定期会议包括

1、工作研讨会

2、决策审议会议

3、工作汇报会

4、鉴定、评定、论证会

5、新闻发布会

6、座谈与交流会

7、现场工作会

三、会议管理

（一）公司办公室是公司会议组织工作归口管理部门。

（二）会议召开实行备案登记制度，所有会议均须在办公室进行登记。

（三）公司定期会议及以公司名义召集的不定期会议，由办公室负责会务组织工作。

（四）由主管部门主持召开或召集的不定期会议，由主管部门负责会务组织工作，办公室协助。

（五）加强会议开支预算审核人，减少不合理费用，力行节约。

（六）会议资料由会议主办单位负责整理、立卷、存档。

四、会务准备要求

会议主办单位应根据会议的主题、性质、规模等情况，切实做好会务筹备与组织工作。

（一）会议名称：根据会议性质需要，确定是否使用并悬挂会标或宣传提示。

（二）会议事项：会议的主要议题与要求。

（三）会议时间：会期及是否住宿。

（四）会议地点：明确标明并告之与会人员行车路线，确定是否需要工作人员在相关地点接站（车）。

（五）会议议程：明确会议进程的时间安排。

（六）会议日程：做好会议报到、签到、会议、就餐、娱乐等日程安排。

（七）参与人员：应明确是否有重要嘉宾出席，如有出席，在接待工作上有无特殊要求，如是否准备单独休息室或接待间。

（八）会议主持人：明确会议主持人并确认会议主持议程。

（九）会议现场：

1、确认参会人员的桌牌是否准备。

2、确认会议音响是否完好，效果是否达到会议需求，对主持人及重点发言对象须确保其发言。

3、确认会议场灯光是否要求。

4、确认会议记录资料如笔、纸、录音机等是否准备到位。

5、确认饮水、水果是否需要并准备完毕。

（十）会议通知：根据会议要求，拟订会议通知，并提前张贴或发送。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。

（十一）会议资料：应确认会议是否发放会议资料，是否须参会人准备相应资料，如确认须提前作好相应安排。

第二章会议纪要制度

一、目的

为完善企业基础管理，特建立会议纪要制度。现将会议纪要工作标准规定如下：

一、公司及所属各单位召开（举办）的会议（会谈活动），必须安排专人做会议记录。会议指：

1、主办单位内部召开的经理办会、车队长会、员工会、专题会等；

2、主办单位与外单位召开的座谈会、洽谈会等；

3、政府、行业部门来主办单位检查、调研活动；

4、因签定经济合同及合同履行过程中举办的会议与会谈。

二、会议结束后，由主办单位编写会议纪要。纪要书写要力求及时、简明、准确，写清会议时间、地点、主持人、参加人、议题、决定事项、要求。会议纪要经会议参加人签字后生效。

三、主办单位与外单位召开的会议或举办的活动，要事先和外单位有关人员取得联系，并做出安排如外单位地会议纪要有特殊要求，公司主办（经办）单位须提前通知办公室，由办公室请示公司领导后办理无特殊要求的，须做好会议（会谈）记录。

四、凡公司对外洽谈签定经济合同时，必须在合同条款中明确“双方在合同履行中举行的专项会议与会谈，须做好纪要，双方盖章确认，并作为合同附件与合同文本具有同等法律效力”。

五、会议纪要原则上与会单位各存一份，同时送公司办公室一份备案。合同履行中的会议纪要须与合同资料一同保存。

会议纪要表

[纪要编号]

会议日期：

20XX年XX月XX日(周X)

会议时间：

XX

地点：

XX会议室

议题：

XX

与会人员：

XX、XX、XX

列席人员：

XX、XX、XX

会议记录：

XX

序号

本次会议内容

负责人

1

XX部议题

1.1（汇报人：XX)

……

1.2（汇报人：XX)

……

第三章周例会管理制度

一、目的

1、实现有效管理，促进公司各部门之间的沟通与协调；

2、提高各部门的执行力、工作计划性及工作效率、追踪各部门的工作进度；

3、集思广益，提出改进性方案和建议；

4、协调各部门工作中遇到的难题或解决工作中的困惑。

5、共享各部门的工作进度、相关工作信息资源。

二、参会人员

1、公司各部门经理及以上岗位，包括总经理、部门总监、部门经理、部门临时负责人，原则上不能缺席；

2、会议主持人：总经理。负责周例会的组织、召开及会议纪要的记录工作；

三、会议时间、地点

1、时间：固定在每五16：30准时召开，特殊原因需要延期召开、停开及其他安排由总经理提前通知。

2、地点：公司会议室；

四、会议要求

1、公司总经理主持