办公用品管理制度.doc

YC-OP-XZ005办公用品管理制度版本：A

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管理体系文件

文件编号

版本号

生效日期

办公用品管理制度

(盖控制专用章处)

修改状态

修订情况

生效

日期

=1\*ROMANI

=2\*ROMANII

=3\*ROMANIII

=4\*ROMANIV

起草

集团行政部

职务

日期

2009.5.18

审核

曹配全

职务

日期

审核

职务

日期

审核

职务

日期

签发

职务

日期

办公用品管理制度

1、流程概况

目的

规范办公用品的采购、使用和管理，控制成本

适用范围

本程序适用于集团各部门及在京各项目公司

名词定义

参与部门

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

无

无

无

流程开始节点

流程结束节点

附件

办公用品入库明细表

办公用品出库明细表

月度办公用品申请单

办公用品领用台账（以部门为单位）

流程关键点

支持文件

无

2、流程图：

3、职责：

集团行政部根据上一年的统计情况，和本年度的人员变化统一制定年度办公用品费用预算，并负责统一采购和发放；公司各部门（含在京各项目公司各部门）须指定专人负责报领；财务部负责核算监督。急需且集团行政部没有库存的文具用品，由需求部门领导签字批准后，集团行政部负责购买。

4、工作程序：

4.1采购

4.1.1以公司各部门为单位，根据实际工作需要于每月20日向集团行政部上报《办公用品月度领用申请表》（详见附件）。《办公用品月度领用申请表》由各部门负责人签字后报集团行政部汇总，由集团主管领导签字批准后，向财务部申报预算后采购。

4.1.2办公用品管理员依据审核后的《月度领用申请汇总单》询价、采购、验货，填写《入库明细表》，各区域、各项目公司行政人员登记领用。

4.1.3集团行政部保管员负责办公用品的验收、登记、保管、领用等出入库管理工作。凭保管员验收签字和行政部负责人签字的单据办理采购报销手续；否则，不予报销。

4.1.4凡100元以上较贵重文具，由本部门、集团行政部

4.2发放

4.2.1每月5日为集团行政部指定的办公文具领用日，各部门依据《月度领用申请表》领用并签字，其他时间不再零星发放办公用品。同时以各部门为单位记录办公用品领用台帐。

4.2.2各部门行政人员为每位员工设立并保存《月度领用申请表》，按月统计发放情况：

员工领用时需在本部门《出库明细表》登记，各区域、项目公司行政人员签字，各区域、项目公司行政人员每月末汇总发放清单，报集团行政部审阅。

4.2.3办公用品分为耐用品和易耗品，公司部门经理（含）以下人员的具体领用标准如下：

（1）部门公用文具：系本部门共同使用用品，由部门经理领取、保管，部门内公用。

耐用品：计算器、胶带座、打孔器、起钉器、剪刀、转笔刀。

易耗品：涂改液、荧光笔。

（2）个人配备文具：员工入职时一次领取，个人保管、使用；原则上以后不再重复发放，确有特殊情况需重复领用时，需特别申请。

耐用品：订书器、名片夹、笔筒、书立、常用文件夹、裁纸刀、纸篓。

易耗品：普通签字笔、铅笔、软皮本、记事贴、橡皮、曲别针、胶水。

消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。对于因工作所需超标领用的物品，要特别申请后才能领用。

4.3核算与盘点

4.3.1核算

核算到部门，以《出库明细表》及部门台账为准，本制度试行三个月后，采取费用通报形式，各部门办公用品费用数额逐步形成费用预算额定形式。

4.3.2盘点

各区域、项目公司行政人员每月末对照《入库明细表》与《出库明细表》，以部门（区域、项目公司）为单位统计月度领用金额，盘点库存物品，注明盈亏值，说明原因，报集团行政部和财务部。

4.4回收

适用于员工离职或在各区域公司之间调动的情况。

4.4.1耐用办公用品

须于办理离职或调动手续之前一次性交回给公司总部或各区域、各项目公司行政人员，如有损坏或遗失，提交书面说明，由集团行政部决定是否需赔偿及赔偿金额。

4.4.2易耗办公用品

原则上要求交回集团行政部行政人员。

5、附件：

5.1附件1《办公用品入库明细表》（简称《入库明细表》）

5.2附件2《办公用品出库明细表》（简称《出库明细表》

5.3附件3《月度办公用品申请单》

5.4附件4《办公用品领用台帐》（以部门为单位）