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物业档案管理制度1

1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

(1)函:与不相隶属机关或者本系统单位之间互相商洽和联系工作,问询和答

复

问题等用函。

(2)通告:在工作中可能浮现或者已经浮现了问题,或者是有些工作或者其他

事项需要外界配合等用通告。

(3)通知:是发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机

关的公文批转所属单位,要求属下单位输或者需要周知和共同执行事项时所使用

的下行文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议

通知、任免通知。

(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的问询等

用报告。

(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用请

示。

2、如何采集物业管理的重要文件、法规及信息

(1)可从上级公司传阅的文件、资料中采集;

(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理采集;

(3)从物业管理协会会刊中采集;

(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

(5)时常了解物业管理专业书籍的出版情况;

(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关

文件法规;

(7)可从报刊、杂志等资料中采集。

3、档案材料的采集和清理的具体要求是什么

(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

(3)除做好日常材料的采集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的档

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案材料;

(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各

职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工

作;

(5)档案材料的采集和清理要便于公司及各部门的利用;

(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类

法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定

分类方法。

b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

c、正式归档材料普通指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,

可根据材料与类目的密切程度进行归类。

(7)档案材料的卷宗的处理:

a、对无主题的材料应拟定切当的标题;

b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后罗列;

c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日

期;

(8)确定档案材料的保管年限。普通档案分为永久保管、长期保管(15年以

上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意

防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要时常对档案材料进行检查。

4、物业管理应保存的基本材料有哪些

物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计

划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物

业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记

录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户

/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证

明、证件等。

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物业档案管理制度2

物业档案是随着物业管理行为的浮现而产生的,尽管档案管理不是物业管理

工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎

每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使

用人情况,或者是收取管理费用、开辟经营活动等,都要用到物业档案。随着现

代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标

迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会

有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的

不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加