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智能商旅模式下的费用共享流程及其优势

一、智能商旅下的差旅费报销模式

面对“互联网+”和大数据背景下的现实状况，商旅费

用已无法满足智能化管控要求，于是智能商旅应时而生。而

在本文，便以差旅管家(tripwise)做具体阐述。智能商旅流

程从出差第一步提交申请，便有申请单具体内容、申请单控

制事项到申请单审批系统的一系列内容的确定，以达到便捷

审批的效果，再到订票环节，实现差旅标准的控制、拆分超

标准金额，最终到员工快速拿到差旅补助，智能化与商旅供

应商进行批量结算，一整个流程便算是走完了。简单来说，

就是员工先在OA系统上（办公自动化软件如微信、钉钉等）

进行出差申请，然后领导也在OA系统上进行审批，审批结

束后员工再tripwise上定酒店等，最后由公司的账户通过

支付宝或微信统一结算。总体而言，智能商旅的特征是多系

统集成。智能商旅在不同行业或者公司也有其他的流程模

式，但是，大体上都是一致的。

二、费用共享的重要性

在智能商旅模式下，出差费用与成本得到了有效的控

制。对于出差人员来说，填报出差申请或填报出差单据只需

要几分钟的时间，相较于从前到处找人签字报销，效率可谓

是得到了极大的提高。对于管理层和财务人员来说，也不用

再去花大量时间在低价值的工作上。对与公司整体而言，费

用也是得到了极大的控制。众所周知，费用对一个公司而言

是非常重要的，费用共享能给公司带来巨大的好处。下面，

就是鄙人设计的在智能商旅模式下的费用共享流程。

三、设计的费用共享流程

1.上传费用。第一步，就是收集费用。而这一步是指员工填

报出差单据或者是在员工定酒店之后系统收集到的费用数

据。

2.费用数据集成。第二步，便是数据集成。将所收集到的数

据汇总，便形成了一个在特定时间内的费用数据集，但是这

个数据集目前也就管理层看得到。

3.调动数据。在数据集成之后，将数据调到财务共享中心，

这样，便能使得费用信息变得透明化，任何一个人都能清清

楚楚地了解数据信息。

4.费用数据分析。将数据传到财务共享中心后，将有专门的

数据财务分析师来对费用数据进行分析，这个工作也有可能

由战略财务来胜任。而当数据分析后，财务应将其反映出来

的问题如费用的减少、浪费等反映给管理层，并根据问题提

出相应的对策。

5.费用问题及策略共享。当管理层明确问题及策略后，可以

将其简化并附带费用分析的某些图表调到财务共享中心，这

样可以起到一个公众监督的作用，以及能使员工们更了解他

们如何更好的利用智能商旅来减少费用，当每个员工都能更

好的理解智能商旅和如何更好的使用它时，公司整体的费用

就能得到更好的控制。

6.费用数据保存。当一段时间过后，费用的数据时效性便会

降低。这时，会有源源不断的新数据产生，我们就可以把这

份数据及其相关分析整体打包作为一个数据集进行电子归

档。若是未来与当今的费用数据出现较大的差异，我们也可

以及时查看、对比数据并发现问题。

四、费用共享流程优势

1.降本增效。费用共享流程在一定程度上降低了公司的对费

用管控的成本，也在一定程度上增加了财务人员、行政人员

的工作效率。在共享前，员工报销时间长、财务人员工作量

大、领导审批时间长。而在共享后，此流程发挥了极大的作

用，利用多系统集成，达到了降本增效的作用。

2.打破数据孤岛。以前的费用管控是分散的，每个费用之间

的关联性很低，基本创造不了价值。但是当费用在共享之后，

费用数据量增加，数据信息不再如一座一座的孤岛一般，而

是联合在一起，在数据挖掘与数据分析后为企业创造新的价

值。

3.提升集团管控力。费用共享后，费用管控变得模式化与标

准化，而这