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内部控制之采购与付款

第一章总则

第一条为了加强对公司采购与付款的内部控制，标准采购与付款行为，防范采购与付款过程中的过

错和舞弊，根据国家法规和本公司实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所属的各项经营、建设业务的采购，主要包括：餐饮原料采购、一般经营

物品采购、工程物资采购、效劳采购。

第三条公司财务部门负责公司内部控制制度的设计和监督，包括采购与付款内部控制制度。

第四条总经理对公司采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合

法性负责。

第二章餐饮原料采购

第五条餐饮原料是指通过加工用来为顾客提供菜品和食品的餐饮主料和辅料，包括蔬菜、肉类、海

鲜、调味品、粮食、食用油、奶品等。

购入可以直接销售的、不需要分装的饮品和食品作为商品管理。

第六条请购提出与审批

1、请购由餐饮部厨房于到货的前一日15时之前提出，填写一式4联（餐饮部、采购部、收货、财务）

的餐饮原料采购单；

2、采购部根据餐饮原料价格清单确定的价格，审核和完成餐饮原料采购单中各项原料的价格。

3、餐饮原料的请购由厨师长提出，餐饮部经理或者餐饮总监签署，采购部经理复审，酒店总经理审批。

第七条询价询价与确定供给商

1、资产部为询价的主管部门，会同餐饮部、财务部和采购部对餐饮原料进行询价，制定餐饮原料价格

单。餐饮原料价格单每半个月更新一次。

2、餐饮原料价格以市场批发价格为基础，变动范围不能超出市场平均零售价格。

3、询价应采取多方比价的方式进行，在询价的过程中提供相应供给商信息。供给商报价应以书面形式

4、采购部为供给商的主管部门，在资产部询价的基础上，收集供给商的报价、资信、法律文件等信息，

作出书面比照报告并提出供给商选择建议。原则上选择三家入围供给商作为合作伙伴。

5、财务部和餐饮部对供给商进行评价。

6、总经理审批确定供给商。

7、餐饮原料价格不应包含任何运费、税费等因素，供给商提出运费税费等条件的应单独计费，并作为

供给商选定条件。

8、供给商提供的信用期作为选择供给商的条件之一。公司不支付任何信用本钱，即不能因信用期而增

加单价。

第八条采购合同的订立与审计

1、采购部与审批确定的供给商签订供货协议，明确供货的范围、时限、质量、价格、信用和结算等条

款。

2、餐饮部和财务部对供货协议进行审核后，按照有关合同签订要求送审。

3、资产部每季度对餐饮原料的采购情况进行评价，向财务总监和总经理提交评价意见。

第九条采购与验收

1、采购部将物品、价格、审批等填写齐全的食品原料采购单于到货前一日17时之前提交供给商。并将

填写齐全的餐饮原料采购单（三联：餐饮部、收货、财务）提交收货部门。

2、收货部门根据餐饮原料采购单收货，并填写与餐饮原料采购单一致的一式5联收货单（收货、财务、

餐饮部、采购部、供给商），分别由收货人、送货人、验收人签字。

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3、收货部门将填写齐全的收货单供给商联交给供给商，将填写齐全的收货单和餐饮原料采购单分别交

给财务部和餐饮部，收货单采购联交采购部。

4、收货严格按照餐饮原料采购单列明的种类和数量收货。具有最小订货包装的不允许出现误差，对于

鲜活物品误差不应超过10％，对于其它餐饮原料误差不应超过5％.

第十条库存登记与会计记录

1、收货部门根据收货单和餐饮原料采购单登记库存系统，直接计入餐饮部库存。

2、财务部根据填写齐全的收货单和餐饮原料采购单审核库存单据，生成会计凭证，登记应付账款。

第十一条付款审批与付款执行。

1、财务部根据资金和应付款状况通知采购部办理付款手续；

2、采购部按照采购部留存的收货单与供给商提交的收货单核对一致，填写支出凭单；

3、财务部根据账务记录审核支出凭单；

4、财务总监和总经理分别签字后付款。

第十二条紧急采购处理