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岗位说明书编写规范

一、编写岗位说明书的一般原则

1、统一性

（1）统一模板：各部门统一使用人力资源部下发的岗位说明书模板；

（2）统一文件格式：统一使用Word97-2003格式；

（3）统一页面：每个岗位说明书都是两页，不允许“岗位职责”跨页的情

况出现。如果填写过程中出现“岗位职责”跨页的情况，一是在“工作任务”不

足12条的情况下删除后面的空行；二是对“工作任务”的条数以及表述过长的

“工作任务”进行精简。

（4）统一字体、字号：所有需要填写的栏目均使用“楷体-GB2312”字体，

字号为五号。

2、准确性

描述要准确，语言要精练，一岗一书，不应“千岗一面”，“一岗概全”。

3、实用性

任务明确好执行，责任明确好考核，权限明确好决策，资格明确好选人。

4、完整性

职责任务的完整，对于培养员工的成就感具有非常重要的意义。

二、编写内容说明

1、岗位名称：指对岗位的命名。

一般情况下，具有领导职能的岗位名称的命名方法为：部门名称+头衔。如，

电解一车间主任、人力资源部部长（生产部门领导后缀一般是主任；职能部门领

导后缀一般是部长）。管理部门、工程技术人员的岗位命名方法为：分工+岗位序

列后缀。如总账会计、绩效管理员、工艺技术员等。生产人员与辅助人员可以直

接按照本岗位的工作活动进行命名。如，电解工、铸造工等。

2、岗位代码：按照规定的岗位编码方法进行填写。（由人力资源部另行规定）

3、所属部门：是指本岗位属于哪个部门，如电解一车间。

4、岗位职数：是指某一部门内该岗位的定编人数。

5、直接上级：是指本岗位的直接上级岗位名称。请不要填写为人名。

6、直接下属人数：是指直接向本岗位报告工作完成情况的下级人数。

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7、职责概述：明确本岗位的核心职能。尽可能用一句话概括，最多不宜超

过3项。

8、岗位职责：是指该岗位所担负工作或责任，它是由一项或多项相互联系

的任务的组成的。对岗位职责的描述一般控制在10项以内，最多不宜超过12

项，最少不宜少于8项。不允许出现“岗位职责”跨页的情况。

在一个部门内，同类岗位原则上应该具有一样的职能，所以应该赋予同样的

岗位职责，考虑到原来各车间在工作安排上有一些区别，建议通过本次工作对同

类岗位加以规范、统一。所以，在一个部门内，同类岗位只需要提交一份统一的

岗位说明书。

对于职责过多的情况，可以概括程度高一些，将类似的职责放在一条职责里

表述，或者以“；”的形式在一条职责里分开表述；对于职责偏少的情况，可以

概括程度低一些，甚至将一个主要职责分成2-3条职责详细表述。

撰写岗位职责最重要的原则是简洁、明了。最关键的是让每个人，即使是没

见过这种工作的人，也可以看懂并知道做什么、如何做以及这样做的原因。为了

实现这一要求，岗位职责描述的方法有以下这些：

（1）用主动性的功能动词描述职责和任务。

每句话都要用主动性的功能动词开头。例如：

管理：是指在工作活动中需要履行计划、用人、组织、协调、控制、预算等

职能的岗位。

制定：按照决策程序，具有决定规章制度、政策起草及其审定、签发职责的

岗位。

制订：按照决策程序，具有组织规章制度、政策起草职责的岗位。一般情况

下，制订工作完成后需要他人审定并决定是否实施。

起草：具有编写相关组织规章制度职责的岗位。一般情况下，文件编写任务

完成后，需要本岗位的主管进行修改和审定。机关业务管理人员在多数情况下的

职责是起草政策、文件及规章制度。

组织：组织的过程是对工作任务进行分配、协调的过程。组织一般须具备领

导者或管理者的职责岗位或具有物质资源或人力资源配置职权的岗位。

实施：是指在工作过程中具有执行计划任务以实现工作目标的岗位。一般而

言，非领导岗位的多数工作属于实施的性质。如，实施培训计划、实施管理目标

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等。

在撰写岗位职责时，请直接用功能性动词，尽量避免使用“负责”、“协助”

等动词。为了便于岗位说明书的编写，我们将决策决策层、管理层及专业执行层

的常用动词附后，供岗位说明书编