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企业单位档案工作的业务指导

(一)企业单位档案工作业务指导的内容

企业单位档案工作业务指导的内容除了与机关档案工作

的业务指导的内容相同外，还有其特别的方面，应该按照

《企业档案工作规范》要求的内容进行指导。

主要有以下内容:

1.归档范围

一般的企业单位，应当按照《企业档案工作规范》中的

《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》和《企业文件

材料归档范围和档案保管期限规定》来进行划定归档范围的

指导。

国有企业文件材料归档范围还应符合《国有企业文件材

料归档办法》的要求。

2.档案鉴定工作

一般的企业单位，应当按照《企业档案工作规范》中的

《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》和《企业文件

材料归档范围和档案保管期限规定》制定本企业的《文件材

料归档范围和档案保管期限规定》。

3.档案收集工作

企业中的科技档案占有重要位置，控制科技档案质量的

根本机制是实行“三纳入”、“四参加”、“四同步”制

度。

(1)“三纳入”制度。

即把科技档案的形成和积累纳入科技工作程序；纳入生

产、科研、基本建设等工作计划；纳入有关部门和有关人员

的职责范围。

(2)“四参加”制度。

即档案部门参加基建工程项目竣工验收；参加科研课

题、设计项目、成果鉴定；参加产品试制定型鉴定、验收；

参加重大仪器设备开箱验收。

(3)“四同步”制度。

即下达计划任务同步提出科技档案的归档要求；检查计

划进度与检查文件的形成、积累同步；鉴定验收科技成果与

鉴定验收文件是否完整、准确符合归档要求同步；上级登记

科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出

具归档情况证明材料同步。

4.档案分类

企业档案分类应该按照《工业企业档案分类试行规则》

的要求，将档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、

行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学

技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部

职工档案类。

特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入

上述10大类目时,可根据实际需要增设一级类目。

2003年国家档案局下发了《关于企业执行科学技术档

案案卷构成的一般要求和归档文件整理规则的意见》，

提出年归档量较少的企业可将党群工作、行政管理、经营管

理、生产技术管理等四大类合并为一大类，暂称为“管理

类”。

5.重大项目建设档案

企业的重大项目建设档案应该按照《国家重大建设项目

文件归档要求与档案整理规范》进行归档整理。

(二)企业单位档案工作业务指导的方法步骤

企业单位档案工作的一般或日常业务指导属于微观档案

业务指导，其指导应当遵循微观档案业务指导的流程。

这里介绍的企业单位档案工作的一般或日常业务指导的

方法步骤，是微观档案业务指导流程中的三个主要步骤：一

是准备工作，二是实施指导，三是提出建议。

1.准备工作

(1)熟悉企业档案业务指导的相关内容

①了解被指导企业的职能与内部机构组成等情况。

②了解被指导企业的档案工作情况。

③了解被指导企业的有关档案工作的规范标准。

④熟悉与被指导企业档案工作的相关规范标准。

企业档案工作比较复杂，形成的档案种类多，数量也

多，因此，需要熟悉的相关规范标准也多。应该熟悉《科学

技术档案案卷构成的一般要求》《文书档案案卷格式》《企

业档案工作规范》《归档文件整理规则》《国家重大建设项

目文件归档要求与档案整理规范》《企业文件材料归档范围

和档案保管期限规定》。

还应熟悉《工业企业档案分类试行规则》《企业档案管

理规定》《国有企业文件材料归档办法》《企业职工档案管

理工作规定》《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办

法》等。

除此之外，还应该了解《科学技术档案工作条例》《档

案工作基本术语》《档号编制规则》《全宗卷规范》等。

还应该熟悉常见的专业档案或特殊载体档案的规范标

准，如《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《会计档

案案卷格式》《会计档案