《档案保管》课件.pptVIP

**********************档案保管档案保管是现代社会不可或缺的一部分，涉及各行各业，如企业、政府和科研机构。有效保管档案对于保护历史文化遗产、支持决策制定和维护社会稳定至关重要。课程目标掌握档案保管知识了解档案的定义、特点、分类和保管方法。熟练档案管理技能学习档案的整理、立卷、归档、检索和利用技巧。提高档案管理水平掌握档案保管的相关法律法规和制度规范，提升工作效率。什么是档案?历史记录档案是记录机构活动、工作和历史的载体，是历史发展的见证。信息载体档案是各种信息和数据的集合，反映了机构的历史沿革、工作内容和重要决策。社会财富档案是重要的社会财富，具有历史、文化和科学价值。档案的特点档案具有唯一性，每份档案都有其独立的标识和内容，不可复制。档案具有真实性，反映了真实的历史事件或活动，具有法律效力。档案具有永久性，需要长期保存，以备查阅和研究。档案具有相关性，与特定机构或个人有关，具有参考价值。档案的分类按内容分类根据档案内容的性质和特点进行分类，例如，人事档案、财务档案、科研档案等。按保管期限分类根据档案的保管价值和实际需要，分为永久、长期、短期三种保管期限。按形成单位分类根据档案的形成部门或单位进行分类，例如，政府部门档案、企业档案、学校档案等。按载体形式分类根据档案载体的形式进行分类，例如，纸质档案、电子档案、声像档案等。档案室的设置位置选择档案室应选择安全、安静、通风良好的场所，远离污染源，并方便人员进出。空间规划根据档案数量、类别和管理需求，合理规划档案室空间，划分不同的功能区域，如存放区、整理区、阅览区、办公区等。基础设施配备必要的设施，如档案柜、书架、阅览桌椅、空调、监控系统、消防设施等，确保档案的安全和管理。安全保障安装防盗门窗，配备监控系统，并制定相应的安全管理制度，确保档案室的安全。档案室的环境控制1防虫防鼠消灭害虫，保障安全2温湿度控制恒温恒湿，稳定环境3光照控制防紫外线，延长寿命4通风换气保持空气流通，防霉防潮档案室的环境控制非常重要。合理的控制可以防止档案受损，延长档案的保存时间。温湿度控制1温度控制档案室的适宜温度为14-24摄氏度。温度过高会导致纸张老化，过低会导致纸张变脆。2湿度控制档案室的适宜湿度为45-60%。湿度过高会导致纸张发霉，过低会导致纸张干燥。3控制方法可以使用空调、除湿机等设备进行温湿度控制。4定期监测定期监测温湿度，并根据情况进行调整。光照控制光照强度档案室的光照强度应适宜，避免阳光直射。光源选择使用节能灯或LED灯，减少热量产生，延长档案寿命。紫外线防护使用防紫外线玻璃或遮光窗帘，防止紫外线照射导致档案褪色。防虫防鼠定期检查档案室应定期检查，发现虫鼠痕迹及时处理。环境清洁保持档案室清洁卫生，清理灰尘，防止虫鼠滋生。密封措施档案柜应密封良好，防止虫鼠进入。防虫剂档案室可放置樟脑丸、驱虫剂等，驱除虫鼠。档案的整理与保管1分类整理根据档案内容、时间、类别等进行归类整理。例如，按部门、项目、年代等进行划分。2装订归档将整理好的档案按顺序装订成册，并附上封面、目录等。3保管存放将归档后的档案存放于档案室，并做好登记、编号等管理工作。立卷整理1整理按时间、内容、主题整理2归档将整理后的文件放入档案盒3编目为每个档案盒建立目录立卷整理是档案管理的重要步骤，将零散的档案文件进行整理归档，便于后续的查询和使用。装订归类1整理按照时间顺序和内容归类2装订将整理好的文件装订成册3编号给每个档案卷宗编号4归档将装订好的档案卷宗放入档案盒根据内容进行分类，以便于查找和管理。装订时要注意整齐美观，便于长期保存。编号要规范统一，方便检索。归档时要注意档案盒的完整性和密封性，防止档案丢失或损坏。目录编制编制目的帮助用户快速查找和获取相关档案信息，提高档案利用效率。编制原则准确、完整、清晰、简洁，方便检索和利用。目录内容包括档案名称、文件编号、时间范围、保管期限等信息。目录形式可采用纸质目录、电子目录或数据库形式，方便用户检索。数字化存储数字化转换将传统纸质档案扫描或拍摄成数字格式，如PDF或TIFF文件。确保图像清晰度和完整性。数据安全采取严格的数据加密措施，防止数据泄露和篡改。建立备份机制，防止数据丢失。管理系统使用专业档案管理软件，方便检索、管理和维护数字化档案。建立完善的管理制度。档案的检索高效查找方便快速找到所需档案，节省时间和精力。多种方式可以根据档案的类别、时