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人才信息咨询服务公司合同付款管理办法

一、总则

1.为规范公司合同付款流程，确保付款及时、准确、合规，特制定本管理办法。

2.本办法适用于公司所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于咨询服务费用支付、供应商货款支付、合作项目款项支付等。

二、职责分工

1.业务部门：负责依据合同约定，发起付款申请，提供完整、准确的付款相关资料，包括但不限于合同文本、服务验收报告、发票等，并对付款事项的真实性、合法性、准确性负责。

2.财务部门：负责审核付款申请的财务合规性，包括核对发票真伪、金额准确性、账期合理性等，依据公司资金状况安排付款计划，办理付款手续，并进行账务处理。

3.管理层：负责对重大合同付款申请进行审批，根据公司战略和财务状况综合决策，确保付款符合公司整体利益。

三、付款申请流程

1.付款申请发起：业务部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息，并附上相关支持文件。

2.部门内部审核：业务部门负责人对付款申请进行初审，确认付款事项与合同约定一致，相关资料齐全后签字确认，并提交至财务部门。

四、财务审核要点

1.合规性审核：财务部门收到付款申请后，首先审核付款事项是否符合公司财务制度和相关法律法规，发票是否合规、真实有效，付款金额是否与合同及发票一致。

2.账期审核：对照合同约定的付款账期，检查本次付款是否在账期范围内，对于提前或逾期付款的情况，要求业务部门提供合理说明并经相关领导审批。

3.预算审核：确认付款事项是否在相应的项目预算或部门预算范围内，超出预算的付款需有经批准的预算调整申请。

五、审批权限与流程

1.审批权限设定：根据付款金额大小和合同性质，设定不同层级的审批权限。一般小额付款由财务部门负责人和业务分管领导审批；中等金额付款需增加总经理审批；重大合同付款或涉及公司战略投资的付款，需提交董事会审议通过。

2.审批流程流转：财务部门审核通过后，按照设定的审批权限依次提交相关领导审批。审批人应在规定时间内完成审批，如遇特殊情况不能及时审批，需委托他人或说明原因并延期审批。

六、付款执行与跟踪

1.付款安排：财务部门在收到所有审批通过的付款申请后，根据公司资金状况和付款计划，安排付款。优先保障紧急、重要合同的付款需求，合理调配资金，确保公司资金链的稳定。

2.付款方式选择：依据合同约定和公司财务规定，选择合适的付款方式，如银行转账、支票、汇票等。对于大额付款，优先采用银行转账方式，并确保转账信息准确无误。

3.付款跟踪与反馈：财务部门在付款完成后，及时将付款信息反馈给业务部门。业务部门负责跟踪合同对方是否收到款项，如遇付款异常情况，及时与财务部门沟通协调解决，并向相关领导汇报。

七、特殊情况处理

1.合同变更导致付款调整：若合同在执行过程中发生变更，影响付款金额、付款时间或付款方式的，业务部门需及时提交合同变更申请及相关说明，经审批通过后，财务部门按照变更后的合同约定处理付款事宜。

2.争议处理：如在付款过程中与合同对方发生争议，业务部门应积极与对方协商解决，并及时向管理层汇报。在争议未解决前，财务部门暂停付款，待争议解决后按照协商结果或法律判决执行付款。

八、监督与审计

1.内部审计定期检查：公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计检查，审查付款流程是否合规、资料是否完整、审批是否严格按照权限执行等，发现问题及时提出整改意见并跟踪整改结果。

2.举报与违规处理：建立举报机制，鼓励员工对合同付款过程中的违规行为进行举报。对于违反本管理办法的人员，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

九、附则

1.本管理办法由公司管理层负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起生效实施，如有与本办法相冲突的原有规定，以本办法为准。

[公司名称]

[发布日期]