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采购控制程序

一、目的

本程序旨在规范公司的采购活动，确保所采购的物资和服务符合规定

的要求，在保证质量的前提下，实现采购成本的优化和供应的及时性。

二、适用范围

本程序适用于公司所有物资和服务的采购。

三、职责

1、采购部

（1）负责收集、整理供应商信息，建立和维护供应商名录。

（2）执行采购计划，与供应商进行谈判、签订合同。

（3）跟踪采购订单的执行情况，处理采购过程中的问题。

（4）组织对供应商的评估和管理。

2、物料需求部门

（1）提出采购需求，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求

和交付时间等。

（2）参与供应商的评估和选择。

（3）对采购的物资和服务进行验收。

3、质量部门

（1）制定采购物资的质量标准和检验规范。

（2）对采购的物资进行检验和验证。

4、财务部门

（1）负责采购资金的预算、核算和支付。

四、工作程序

1、采购需求确定

需求部门根据生产、经营或项目需要，填写《采购申请单》，明确采

购物资或服务的详细要求。

经部门负责人审核后，提交给采购部门。

2、供应商选择

采购部门根据采购需求，从供应商名录中选择合适的供应商，也可通

过市场调研寻找新的供应商。

对潜在供应商进行评估，包括资质、信誉、产品质量、交货能力、价

格等方面。

选择符合要求的供应商，建立合作关系。

3、采购谈判与合同签订

与选定的供应商进行采购谈判，确定采购价格、交货期、质量保证等

条款。

起草采购合同，明确双方的权利和义务。

采购合同经法律部门审核后，由授权人员签订。

4、采购订单下达

根据采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确采购物资的规格、

数量、交货期等。

跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时交货。

5、物资验收

采购物资到货后，需求部门和质量部门按照质量标准和检验规范进行

验收。

对验收合格的物资办理入库手续；对不合格的物资，按照合同约定进

行处理。

6、付款结算

采购部门核对采购订单、验收单和发票等凭证，确认无误后提交给财

务部门。

财务部门按照合同约定的付款方式和期限进行支付。

五、供应商管理

1、建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况

等。

2、定期对供应商进行评估，根据评估结果调整合作策略，对优秀供

应商给予奖励，对不合格供应商进行淘汰。

3、与供应商保持良好的沟通与合作，共同解决问题，提高供应质量

和效率。

六、记录与文档管理

1、采购过程中的各类文件和记录，如采购申请单、供应商评估表、

2、采购合同、采购订单、验收单、发票等，由采购部门负责整理和归

档。

3、记录和文档应按照规定的保存期限妥善保存，以便查询和追溯。

七、监督与改进

1、定期对采购控制程序的执行情况进行监督和检查，发现问题及时

纠正。

2、收集各部门对采购工作的意见和建议，不断优化采购流程和控制

措施。

八、附则

1、本程序由采购部负责解释和修订。

2、本程序自发布之日起生效。