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二零二四年度BEC商务英语国际会议组织与策划合同

本合同目录一览

1.会议基本信息

1.1会议名称

1.2会议时间

1.3会议地点

1.4会议规模

2.会议组织机构

2.1主办方

2.2承办方

2.3协办方

3.会议策划团队

3.1策划团队组成

3.2策划团队职责

4.会议宣传推广

4.1宣传渠道

4.2宣传内容

4.3宣传时间表

5.会议报名及注册

5.1报名方式

5.2报名截止时间

5.3注册流程

6.会议费用及支付

6.1会议费用构成

6.2付款方式

6.3付款时间

7.会议场地及设施

7.1场地面积及布置

7.2设施设备清单

7.3场地租赁费用

8.会议议程安排

8.1开幕式

8.2主题演讲

8.3分会场讨论

8.4互动环节

8.5闭幕式

9.会议嘉宾邀请

9.1嘉宾邀请方式

9.2嘉宾邀请时间

9.3嘉宾接待安排

10.会议资料准备

10.1资料种类

10.2资料发放方式

10.3资料制作时间

11.会议现场服务

11.1现场服务人员

11.2现场服务内容

11.3现场服务时间

12.会议安全保障

12.1安全预案

12.2安全措施

12.3应急处理

13.合同履行及违约责任

13.1合同履行期限

13.2违约责任

13.3争议解决方式

14.合同生效及终止

14.1合同生效条件

14.2合同终止条件

14.3合同解除条件

第一部分：合同如下：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：二零二四年度BEC商务英语国际会议

1.2会议时间：2024年5月15日至17日

1.3会议地点：北京市国际会议中心

1.4会议规模：预计参会人数1000人

第二条会议组织机构

2.1主办方：中华人民共和国商务部

2.2承办方：中国国际商会

2.3协办方：美国商会、英国商会、加拿大商会

第三条会议策划团队

3.1策划团队组成：包括项目经理、活动策划、宣传推广、场地协调、嘉宾接待、资料准备、现场服务等岗位

3.2策划团队职责：负责会议的整体策划、执行及协调工作

第四条会议宣传推广

4.1宣传渠道：官方网站、社交媒体、行业媒体、合作伙伴渠道等

4.2宣传内容：会议主题、议程、嘉宾介绍、参会报名信息等

4.3宣传时间表：自2024年1月起至会议结束

第五条会议报名及注册

5.1报名方式：通过官方网站在线报名，或联系组委会报名

5.2报名截止时间：2024年4月30日

5.3注册流程：提交报名信息、支付会议费用、收到注册确认函

第六条会议费用及支付

6.1会议费用构成：注册费、场地费、资料费、嘉宾接待费等

6.2付款方式：银行转账、、支付等

6.3付款时间：报名成功后7个工作日内支付

第七条会议场地及设施

7.1场地面积及布置：北京市国际会议中心会议室，可容纳1000人同时参会，布置为多功能厅

7.2设施设备清单：音响设备、投影仪、幕布、话筒、桌椅、展板等

7.3场地租赁费用：人民币30万元，包含场地、设施使用及基本服务

第八条会议议程安排

8.1开幕式：15日9:009:30，由主办方代表致辞，宣布会议正式开始

8.2主题演讲：15日9:3011:30，邀请国际商务英语专家就当前商务英语发展趋势进行演讲

8.3分会场讨论：16日全天，分为三个分会场，分别就商务沟通、跨文化交际、商务写作等主题进行深入讨论

8.4互动环节：16日15:0017:00，设置问答环节，参会者可与嘉宾互动交流

第九条会议嘉宾邀请

9.1嘉宾邀请方式：通过组委会邀请函，向国内外商务英语专家、学者和业界人士发出邀请

9.2嘉宾邀请时间：自2024年1月起至会议前一个月

9.3嘉宾接待安排：为每位嘉宾提供住宿、交通、餐饮等必要接待服务

第十条会议资料准备

10.1资料种类：会议手册、议程表、嘉宾介绍、参会指南、宣传资料等

10.2资料发放方式：在会议现场设置资料领取处，参会者可现场领取

10.3资料制作时间：自2024年3月起开始制作，确保在会议前完成印刷和分发

第十一条会议现场服务

11.1现场服务人员：安排专门的服务团队，负责参会者的签到、引导、咨询等工作

11.2现场服务内容：提供会议资料、解答参会者疑问、协助解决突发事件等

11.3现场服务时间：会议期间全天候服务

第十二条会议安全保障

12.1安全预案：制定详细的安全预案，包括突发事件处理、医疗救护、消防安全等

12.2安全措施：在会场入口设置安检设备，对参会者进行安全检查；会场内设置安全通道，确保紧急疏散通道畅通

12.3应急处理：成立应急处理小组，负责处理会议期间的突发事件，确保参会者人身安全

第十三条