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档案分类编号办法编号：
版本号：A/0
主责：综合管理部编写：审核：批准：实施日期：
1范围
本办法适用于集团股份公司总部各部门、分公司。
2职责
2.1各部门职责
应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗
位责任制。
2.2各分公司档案管理部门
应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、
整理和归档工作。
2.3档案管理人员
做好文件材料收集、整理、立卷、归档工作，确保文件材料的完整、准确、规范、及时归档。
3办法
3.1分类原则
以公司全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联
系，便于档案的科学管理与开发利用。
3.2档案分类
3.2.1档案一级类目的设置
一般按以下类别设置：1、管理档案2、工程档案3、基本建设档案4、会计档案5、设备
仪器档案6、职工档案7、实物档案8、照片档案9、音像档案10、电子档案
3.2.2档案二级及二级以下类目的设置
1)管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。
2)工程档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑项目设置。其中，工程设计档案二级类目按
性质设置，三级类目按建筑类别设置，四级类目按建筑项目设置。
3)基建档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑项目设置。
1
4)会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、
会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置。
5)设备档案二级类目按设备型号设置。
6)职工档案不设二级类目，直至卷号。
7)实物档案二级类目按实物种类设置。
8)照片档案二级类目按年度设置。
9)音像档案二级类目按载体种类设置。
10)电子档案二级类目按年度设置。
3.3档号编制
档号由类目号、件号组成。
3.3.1类目号的编制
1)一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、GC：工程、JJ:基建、KJ:会计、SB:设
备、ZG:职工、SW:实物、ZP：照片、YX:音像、DZ:电子
2)二级及二级以下类目：管理类、照片二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目
采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为
“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号。
3.3.2件（卷）号的编制
1)各类档案件（卷）号的编写按照最低一级分类类目编写顺序号。
2)阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。
3)类目号与件号中间用间隔号“-”隔开
3.4档号示意
3.4.1管理（文书）档案
GL2005·1-12005年永久的管理类档案第1件
GL2005·2-12005年长期的管理类档案第1件
GL2005·3-12005年短期的管理类档案第1件
3.4.2工程档案
GC1·1-1工业建筑工程1项目第1卷
2
GC1·2-10工业建筑工程2项目第10卷
GC2·1-1民用建筑工程1项目第1卷
GC2·2-10民用建筑工程2项目第10卷
GC3·1.1-1工程设计类工业建筑设计1项目第1卷
GC3·2.1-10工程设计类民用建筑设计1项目第10卷
3.4.3基建档案
JJ1·1-1
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