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会议系统搬迁方案

一、根本情况介绍会议室是全市最为重要的会议室之一，该会议室会议

系统主要包括三个局部：一为支撑会议系统的硬件设备，二为大型椭圆

型会议桌椅，三为会议软件系统。

经过对现在使用的会议室及即将要搬迁的新会议室进行了实地现场调研，

我们了解清楚了现有的会议室所有设备及软件系统情况，同时也了解到

新会议室机房中已经采购了局部新的设备（详见附件设备清单）。因此

我们认为此会议系统的搬迁对于新会议室已购置的机新设备，我们进行

会议系统的设备更换，对于必须使用到原设备的那么充分利用原会议系

统的设备。

二、搬迁技术方案

1、需要搬迁的设备

根据对现有会议室及新会议室设备的比照及分析，我们确定需要搬运的

设备清单如下：

2、搬迁前期准备

为保证搬迁工作顺利、有序、平安的进行，我们将制定详细的搬

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迁流程，并做好充分的前期准备工作。

（1）搬迁流程

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（）设备标记

对于各个设备进行标记，为设备编制名称，并在每台设备上用标签打印

纸标记名称。特别对于同类型但是用处不同的设备更是要进行详细标记

清楚，防止在搬迁现场时搞错了，从而影响设备搬迁后的快速连接，

延误搬迁事件等情况的发生。

(3)数据备份

在搬迁过程中比较容易导致效劳器数据丧失等问题发生，特别是一些较

为陈旧的效劳器设备比较容易产生数据丧失的情况，为了防止这类情况

的发生，我们在搬迁之前先要对效劳器中的数据进行数据备份，以便出

现问题时可以很好进行数据恢复。

3、设备拆卸及运输

(1)设备拆卸

机柜中的.硬件设备拆卸按照在机柜从上到下的顺序进行拆卸，拆3卸

下来的设备需要用纸箱或者相关包装垫等进行包裹，并做在外表做好标

记。

会议桌中的会议升降架及电脑的拆卸需要与会议桌同步拆卸，在拆卸过

程中需要拆办公家具的技术人员与公司硬件设备工程师一起配步拆卸。

(2)运输

雇佣一辆带顶的中型货车用于家具及设备的运输，拆卸下来的设备及会

议桌椅按照一定规那么的装载到运输车中，搬运过程如果要用小推车等

运输工具要在车上和设备间加垫缓冲物，以免在运输过程中震动过大，

防止因为行车过程中的震动导致设备硬盘损坏及造成设备配件松动。

4、会议桌及设备安装

(1)设备上架

设备上架按照下架相反程序操作。上架要按照双方提前设计好的位机柜

布图上架，布图需要设计合理，节省空间，便于维护，美观。

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（）线路布

在会议桌中需要安装的显示屏升降架、话筒、会议表决器以及操作电脑

等相关设备，需要有会议桌安装之前先把网络交换机、网线以及音频线

都先按照设计图安装布好前方可进行会议桌及升降架等设备的安装。

（3）会议桌及升降架安装

会议桌、升降架及电脑的安装需要办公家具技术人员及公司会议系统工

程师一起同步配合进行安装。

5、系统调试

（1）会议软件系统拓扑图

（2）会议软件系统说明

会议软件系统效劳器主要安装了软件系统数据库，用于存放软件系统中

所有数据文件。

主机安装了会议管理软件，主要用于上传、及管理每次会议的议题文

件。

会议室控制主机安装了会议控制软件，主要是用于控制和管理客户端1

至客户端15的操作。

客户端1至客户端15安装了会议软件系统客户端软件，主要是用于各

参会人员通过会议软件系统操作并讨论各自的议题。

（2）音视频系统连接图

三、搬迁预算

会议系统搬迁费用主要有三个局部组成，一为会议桌椅及设备的拆卸及

搬运，二为会议桌及设备的安装和综合布线，三为会议软件系统、音视

频系统等所有系统的调试。

四、需要确定的事项

1、新会议室现场没有话筒接，因此假设需要用有线话筒可以通过重新

布一根话筒线或者用现有的网络线进行改造，安装话筒接模块的方式

来进行。假设全部用手拉手式的无线话筒那么不需要进行布线或者改造。

2、电视机声音是否需要接入功放音箱进行扩声。电视机要接功放音箱

扩声时需要从电视机顶盒中把音频线连接到调音台设备中，调音台设备

安装在机房中，目前在电视机安装处没有安装音频线。

因此假设需要用功放音箱进行扩声有两个方案，一是需要把机顶盒安装

在机房中连接调音台，然后在电机旁安装一个电视信号红外接收器，用

于用遥控器控制电视；二是把机顶盒安装在电视旁，然后把电视处的一

根网络线改造为音频接，以便连接机顶盒上的音频接。附件一：现会议

室设备

附件二：新会议室已有设备

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