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人事档案管理制度及规范

一、引言

人事档案是组织管理中的重要组成部份，对于企业的正常运营和管理起着关键

作用。为了确保人事档案的安全、完整和规范管理，制定人事档案管理制度及规范

是必要的。本文将详细介绍人事档案管理制度及规范的内容和要求。

二、档案管理的目的和原则

1.目的

人事档案管理的目的是为了保护人事档案的安全性、完整性和可靠性，确保人

事档案的及时提供和使用，提高组织对人力资源的管理效能。

2.原则

（1）合法性原则：人事档案的建立、使用和管理必须遵循国家法律法规和组

织内部规章制度的要求。

（2）完整性原则：人事档案应包含员工的基本信息、任职资格、工作经历、

奖惩记录等全面的信息。

（3）保密性原则：人事档案应严格保密，只能由授权人员查阅和使用，不得

泄露员工的个人隐私信息。

（4）准确性原则：人事档案中的信息应真实、准确、完整，不得随意篡改或

者删除。

（5）便捷性原则：人事档案应便于查阅和使用，提供及时、准确的信息支持。

三、档案管理的组织机构和职责

1.组织机构

（1）人力资源部：负责全面协调和管理人事档案工作，制定相关制度和规范，

并监督执行。

（2）档案管理部门：负责具体的人事档案管理工作，包括档案的建立、归档、

整理、借阅等。

（3）其他部门：各部门负责本部门员工的档案管理，协助人力资源部门完成

档案工作。

2.职责

（1）人力资源部：

-负责制定人事档案管理制度和规范，并进行宣传和培训。

-监督各部门的档案管理工作，确保符合制度和规范要求。

-定期评估和检查档案管理工作的执行情况，并提出改进意见。

（2）档案管理部门：

-负责建立和维护员工的人事档案，包括档案的归档、整理、存储等工作。

-确保档案的安全性和保密性，制定相应的安全措施和管理制度。

-负责档案的借阅和归还，确保及时提供档案信息。

（3）其他部门：

-负责本部门员工的档案管理，包括档案的建立、更新和归档等工作。

-配合人力资源部门和档案管理部门的工作，提供相关信息和支持。

四、档案管理的流程和要求

1.档案建立

（1）入职手续：员工入职时，应填写入职登记表，提供个人身份证明和相关

证件，建立个人档案。

（2）档案归档：个人档案应按照一定的分类和编号规则进行归档，确保档案

的整齐有序。

2.档案管理

（1）档案存储：个人档案应存放在专门的档案柜中，定期检查档案柜的安全

和防火措施。

（2）档案整理：定期对档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。

（3）档案借阅：员工需要查阅档案时，需填写借阅申请表，经授权后方可借

阅，借阅期限不得超过规定时间。

（4）档案归还：员工归还档案后，应及时归还，并填写归还登记表。

3.档案保管

（1）档案存储条件：档案室应保持干燥、通风、防尘、防潮的环境，定期检

查档案室的环境和设备。

（2）档案备份：重要档案应进行备份，确保档案的安全性和可靠性。

（3）档案销毁：档案达到保管期限后，应按照像关规定进行销毁，确保档案

的安全和保密。

五、档案管理的监督和评估

1.监督

（1）人力资源部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查，发现问

题及时纠正。

（2）档案管理部门应对档案的安全性和保密性进行监督，加强对档案管理人

员的培训和监督。

2.评估

（1）定期评估档案管理工作的执行情况，包括档案的完整性、准确性和及时

性等指标。

（2）根据评估结果，提出改进建议，不断完善档案管理制度和规范。

六、总结

人事档案管理制度及规范的建立和执行，对于组织的人力资源管理具有重要意

义。通过合理的流程和规范的要求，可以保证人事档案的安全和完整，提高档案管

理的效率和质量。各部门应积极配合，确保人事档案管理制度和规范的有效实施。