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厦门市《归档文件整理规则》实施细则

为适应文档一体化和档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，保

证整理工作质量，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），

结合我市文书档案工作的实际需要，制定本实施细则。

第一条适用范围

本细则适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

第二条定义

一、归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第三条整理原则

归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便

于保管和利用。

第四条质量要求

一、归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易退变的文件、

热敏传真纸文件应予复制，并附于原件后一并归档。

二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整

理归档时要去除金属物，纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格加以折叠。

第五条整理单位

归档文件的整理，以件为单位进行。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，

经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、

名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单

位组合，装订在一起作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与

历次修改稿（包括定稿）各为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一

本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；计算机及网络

环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，正文与发文稿纸为一件。

第六条整理方法

一、装订

1、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件

在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文

在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文本在后。需要保留文件处理单的，处理单在前，

文件在后。

文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，且内容与正文完全一致，只需将文件的

发文稿纸附在正文之后装订成件。

2、归档文件原则上用线装订。装订时，一般可采用缝纫机左侧轧边，装订线两头分别

留线打死留线打死结结；较厚；较厚的文件的文件可采可采用用三三孔孔一一线线的装订方法；已成册不易拆封且未使用金属材料

装订的文件材料，可保持原貌不变。

文件装订时应取左、下侧对齐。

二、分类

归档文件一般应采用“年度—问题（机构）—保管期限”的分类方法进行分类；档案数

量较少，内设机构简单的机关可采用“年度—保管期限”分类法。各单位应制定本单位归档

文件的分类方案，并保持相对稳定。

（一）年度—问题（机构）—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个

年度内，按问题（机构）设置类目，再根据保管期限分类。

（二）年度—保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，再根据

保管期限分类。

（三）确定归档文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、

规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发

日期来判定文件所属年度。

跨年度形成的文件，按文件办结年度归档。如：跨年度的会议文件材料，归入会议闭幕

年；跨年度的案件材料，归入案件办结年；跨年度的请示、批复，归入批复年。

当几份文件作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时，以

正本日期为准；正文与附件为一件时，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件时，以转

发文日期为准；来文与复文为一件时，以复文日期为准。

三、排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内，按事由结合时间、重要程度等

进行排列。

1、不同保管期限的文件，按永久、长期、短期分别排列。

2、不同问题（或机构）的文件，按分类方案所体现的问题（或机构）间的顺序排列。

3、分类方案的最低一级类目中的文件，按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中

的