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档案管理规定

一、总则

档案是公司或组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的

历史记录，它是公司或组织的重要资产和宝贵财富。为了加强档案管

理，有效地保护和利用档案，特制定本规定。

二、档案管理的基本原则

1、集中统一管理原则

公司的各类档案应实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责，

确保档案的完整性和安全性。

2、真实性和完整性原则

档案应如实反映公司活动的真实情况，保证档案内容的完整，不遗

漏重要信息。

3、保密性原则

对于涉及公司机密的档案，应严格遵守保密规定，防止档案信息泄

露。

4、便于利用原则

档案管理应便于档案的检索、查阅和利用，以充分发挥档案的作用。

三、档案的分类与编号

1、档案分类

根据公司的业务特点和管理需求，将档案分为行政管理类、业务经

营类、财务审计类、人力资源类、技术研发类等。

2、档案编号

对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和

查找。编号规则应明确、清晰，并在公司内部统一执行。

四、档案的收集

1、各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将本部门

产生的档案移交至档案管理部门。

2、档案管理部门应主动与各部门沟通协调，确保重要档案及时收

集。

3、收集的档案应经过初步整理，保证档案的齐全、完整。

五、档案的整理

1、档案管理部门对收集的档案进行系统整理，包括分类、装订、

编目等。

2、整理后的档案应按照编号顺序存放，便于查找和利用。

六、档案的保管

1、设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等

设施，确保档案的安全。

2、严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员应遵守库房

管理规定，妥善保管库房钥匙。

3、定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

七、档案的利用

1、公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请

表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。

2、查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。

3、外部单位查阅档案时，需提供相关证明材料，并经公司领导批

准。

4、档案利用者应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改、转借档案。

八、档案的销毁

1、对超过保存期限的档案，应进行鉴定。经鉴定确无保存价值的

档案，按照规定程序进行销毁。

2、销毁档案应编制销毁清单，由专人负责监销，并永久保存销毁

记录。

九、档案管理的责任

1、档案管理人员应认真履行职责，确保档案管理工作的规范、有

序。

2、对于违反档案管理规定，造成档案丢失、损坏、泄露等情况的，

应追究相关人员的责任。

十、附则

1、本规定自发布之日起施行。

2、本规定由档案管理部门负责解释和修订。

通过以上档案管理规定的实施，能够有效地提高公司档案管理的水

平，为公司的发展提供有力的支持和保障。同时，随着公司业务的发

展和管理的需要，应不断完善和优化档案管理规定，使其更好地适应

公司的实际情况。