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样品管理程序
1目的
为保证检验样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检验结果的准确性,
实现对样品的接收、流转、贮存、留存、保护、处置以及样品的识别等各个环节
实施有效的质量控制维护公司和客户利益,制定本程序。
2适用范围
适用于检验业务中样品的接收、流转、贮存、留存、保护、处置、识别等项
管理。
3职责
3.1样品管理室负责样品的接收、检查、登记、编号、保管、发放等,各实验室
工作人员严格按规定的程序领取样品;
3.2实验室负责样品的检测;
3.3样品管理员负责样品管理过程中的质量控制工作,并配合质量体系审核组对
样品管理这一要素进行审核;
3.4质量管理部负责对样品管理室进行管理。
4程序
4.1采样管理
抽检部负责采样业务,按照市场部的任务要求组织现场采样,将采集好的样
品按照规范要求进行运输并将现场采样记录一起移交至样品管理室。
4.1.1采样应确保科学、公正。所得样品应具有代表性或可获性,并保持完整。
4.1.2采样应按标准规定方法进行。
4.2样品的接收、识别
4.2.1样品管理室接收样品时,应根据检测需求,检查和记录样品的状态和外观、
标识、样品体积或数量等,认真查验样品与资料的完整性、符合性以及确认样品
的可检性,当物品与规定条件发生偏离时应予以记录。当对物品是否适用于检测
或校准有疑问,或当物品不符合所提供的描述时在开始工作前需再次询问客户得
到进一步的说明并记录询问结果。当客户知道偏离了规定条件仍要求进行检测时,
公司应在报告中作出免责声明,并指出偏离可能影响结果。对样品进行唯一性标
识与检测状态标识、记录登记。
4.2.2样品区分识别号可贴在样品上或贴(写)在样品袋(器皿)上。样品在实
验室负责期间内都要保留该标识确保物品在实物上、记录或其他文件中不被混淆。
样品唯一性编号标识由样品管理员负责统一编排。样品编号应按照4.2.4规定执
行。实验室接收样品后不再统一编号,样品编号不得重复。
4.2.3样品受理号:样品受理号按样品类别分类登记,同一个地方同一时间接收
的同一类型的样品为同一受理号,具体规定如下:
□□□□□□□□□□□□
样品受理序号
月份
年份
样品类型代码
a)食品及其接触材料(SP):SPXXXXYYZZZZ;
b)食品添加剂及其他食品相关产品(SQ):SQXXXXYYZZZZ;
c)公共及消毒卫生(GG):WSXXXXYYZZZZ;
d)环境(HJ):HJXXXXYYZZZZ;
e)水和废水(SZ):SZXXXXYYZZZZ;
f)日用化工产品(HG):HGXXXXYYZZZZ;
g)农药(NY):NYXXXXYYZZZZ;
h)饲料(SL):SLXXXXYYZZZZ;
i)中药及饮片(ZY):ZYXXXXYYZZZZ;
j)其他特殊样品(××):××XXXXYYZZZZ。
其中XXXX表示年份、YY表示月份、ZZZZ表示受理序号,即样品类别+年份+月份
+受理序号。
4.2.4样品的编号应分类进行,每个样品一个编号,编号为:××XXXXYYZZZZ
***,即受理号后面添加样品序号。
编号示例:
20××年7月第三次受理的第一批食品样品,表示为:SP20××070003001;
20××年7月第四次受理的第三批公共卫生样品,表示为:GG20××070004003。
4.3样品检测状态标识
其中,“待检”指样品处于待检状态;“在检”指该样品正在检测中;“己检”
指该样品已经检测完毕;“留样”指该样品留作必要时复检之用。样品管理员接
收样品后,分别在待检样品标识卡相应栏目的圈内打“√”。
“待检”样品移交给实验室后,检测人员在检测工作开始前和结束后,分别
在样品标识卡相应栏目的圈内打“√”。
4.4样品的划区摆放
(1)样品管理室分区
样品管理室分为“待检”、“已检”和“留样”三个区域,并明确加以标记。
(2)样品摆放次序
样品分类摆放的优先级次为状态标识、样品来源类别、样品序号。即先根据
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