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2024年度企业内部文档管理WORD正规范合同
本合同目录一览
1.合同签订双方基本信息
1.1合同双方名称
1.2合同双方法定代表人
1.3合同双方联系方式
2.合同签订背景及目的
2.1项目背景
2.2签订目的
3.文档管理范围
3.1文档类型
3.2管理期限
3.3管理内容
4.文档格式规范要求
4.1字体要求
4.2字号要求
4.3行距要求
4.4页边距要求
4.5页眉页脚要求
5.文档命名及编号规则
5.1命名规则
5.2编号规则
6.文档创建与编辑
6.1创建流程
6.2编辑规范
6.3版本控制
7.文档审批与发布
7.1审批流程
7.2发布要求
8.文档存档与备份
8.1存档要求
8.2备份要求
8.3存档期限
9.文档查询与借阅
9.1查询流程
9.2借阅流程
9.3查询与借阅权限
10.文档保密与安全
10.1保密要求
10.2安全措施
11.文档修改与更新
11.1修改流程
11.2更新要求
12.合同期限与续签
12.1合同期限
12.2续签条件
12.3续签流程
13.违约责任与争议解决
13.1违约责任
13.2争议解决方式
14.合同生效及其他
14.1生效条件
14.2生效日期
14.3其他约定
第一部分：合同如下：
1.合同签订双方基本信息
1.1合同双方名称
甲方：[甲方全称]
乙方：[乙方全称]
1.2合同双方法定代表人
甲方法定代表人：[甲方法定代表人姓名]
乙方法定代表人：[乙方法定代表人姓名]
1.3合同双方联系方式
甲方联系方式：[甲方联系方式]
乙方联系方式：[乙方联系方式]
2.合同签订背景及目的
2.1项目背景
甲方为提高企业内部文档管理效率，规范文档格式，确保文档质量和信息安全，特制定本合同。
2.2签订目的
乙方作为甲方指定的文档管理软件供应商，提供WORD正规范文档管理服务，满足甲方文档管理的需求。
3.文档管理范围
3.1文档类型
包括但不限于：公司规章制度、项目管理文档、技术文档、市场资料、财务报表等。
3.2管理期限
自合同生效之日起至[具体日期]止。
3.3管理内容
包括文档的创建、编辑、审批、发布、存档、备份、查询、借阅、保密、安全、修改、更新等。
4.文档格式规范要求
4.1字体要求
文档字体统一采用宋体。
4.2字号要求
文档字号为二号，内容字号为一号。
4.3行距要求
文档行距设置为1.5倍行距。
4.4页边距要求
文档页边距设置为上下左右各2.54厘米。
4.5页眉页脚要求
页眉内容为公司名称，页脚内容为文档名称和页码。
5.文档命名及编号规则
5.1命名规则
文档命名格式为：部门名称_文档类型_年份_序号.docx。
5.2编号规则
文档编号按照创建顺序连续编排。
6.文档创建与编辑
6.1创建流程
由各部门根据实际需求创建文档，并按照规范要求进行命名和编号。
6.2编辑规范
文档编辑过程中，需遵循相关规范，确保文档内容准确、完整、清晰。
6.3版本控制
文档编辑过程中，应保留旧版本文档，以备查阅。
8.文档存档与备份
8.1存档要求
所有文档需按照规定的格式和要求进行存档，存档介质包括但不限于纸质和电子文档。纸质文档需按照类别进行分类，并确保整齐有序。电子文档需存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。
8.2备份要求
电子文档至少每周进行一次完整备份，备份文件需存储在独立的存储设备上，并定期进行测试以确保可恢复性。
8.3存档期限
文档的存档期限根据文档的性质和相关规定确定，一般文档的存档期限不少于五年。
9.文档查询与借阅
9.1查询流程
员工需要查询文档时，应通过内部文档管理系统进行检索，系统应提供快速搜索和分类查询功能。
9.2借阅流程
员工需要借阅文档时，需填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过一周。
9.3查询与借阅权限
查询和借阅权限根据员工的岗位和工作需要设定，不同级别的员工享有不同的权限。
10.文档保密与安全
10.1保密要求
所有文档均需按照保密等级进行分类，并采取相应的保密措施，确保文档内容不被未经授权的人员获取。
10.2安全措施
电子文档通过加密技术进行保护，物理文档需存储在安全的地方，如保险柜等。定期进行安全检查，确保文档安全。
11.文档修改与更新
11.1修改流程
文档修改需填写修改申请表，经相关部门负责人批准后，由指定的编辑人员进行修改。
11.2更新要求
文档更新需确保内容的准确性和时效性，更新后的文档需重新编号和存档。
12.合同期限与续签
12.1合同期限
本合同期限为一年，自双方签字盖章之日起生效。
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