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消防设施工程公司合同付款管理办法

一、目的

为规范本消防设施工程公司合同付款流程，确保付款的准确性、及时性与合法性，有效控制财务风险，保障公司及合作方的合法权益，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司所有涉及消防设施工程的采购合同、施工合同、服务合同等各类合同的付款管理。

三、付款原则

1.合法性原则：付款行为必须符合国家法律法规及公司相关财务制度的规定。

2.合同依据原则：所有付款必须依据有效合同进行，无合同或合同条款不明确的不得付款。

3.审批合规原则：付款申请必须经过规定的审批流程，审批手续齐全后方可支付。

4.质量保证原则：对于涉及工程质量或服务质量的付款，应在质量验收合格或满足相关质量要求后进行。

四、付款流程

（一）付款申请

1.合同执行部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同名称、编号、对方单位名称、付款金额、付款事由、付款方式、开户银行及账号等信息。

2.随《合同付款申请表》附上相关的证明材料，如发票（合规的增值税发票或普通发票）、验收报告（工程或服务验收合格的证明文件）、进度报告（适用于按进度付款的合同）、合同复印件等。

（二）部门审核

1.合同执行部门负责人对付款申请进行审核，确认付款事项的真实性、准确性以及是否符合合同约定，审核无误后签字确认。

2.涉及工程技术或质量方面的付款，需由工程技术部门或质量监督部门进行审核，出具审核意见并签字。例如，工程技术部门审核工程进度是否与付款申请一致，质量监督部门确认工程质量是否达到付款要求。

（三）财务审核

1.财务部门收到经部门审核后的付款申请，对付款申请的合规性、财务数据的准确性进行审核。包括审核发票的真伪、金额是否正确、付款方式是否符合公司财务规定、是否有足够的资金支付等。

2.财务部门审核发现问题的，应及时与合同执行部门沟通并要求其补充或修正相关资料。审核无误后，财务负责人签字确认。

（四）领导审批

1.根据公司的审批权限，付款申请依次报送给相关领导进行审批。一般小额付款由分管领导审批，大额付款或重大合同付款需经总经理或董事长审批。

2.领导审批时应综合考虑公司的资金状况、合同执行情况、合作方信誉等因素，做出批准或驳回的决定。

（五）付款执行

1.财务部门在收到领导审批通过的付款申请后，按照财务制度规定的付款程序进行付款操作。

2.对于通过银行转账支付的款项，财务部门应确保转账信息准确无误，及时办理转账手续，并留存转账凭证。对于现金支付或其他支付方式，应严格遵守相关现金管理规定和支付安全要求。

五、特殊情况处理

1.预付款：对于合同约定需要支付预付款的情况，合同执行部门除提交上述付款申请材料外，还需提供预付款保函或其他担保措施的证明文件，经审批后支付。预付款金额一般不得超过合同总价的[X]%，且在后续付款中应按合同约定逐步扣回。

2.质保金：工程或服务合同约定有质保金的，在质保期届满且经质量验收合格后，由合同执行部门提出质保金支付申请，按正常付款流程审批后支付。质保金支付时需提供质保期内质量维护情况的说明文件。

3.合同变更导致付款调整：如因合同变更导致付款金额、付款时间或付款条件发生变化，合同执行部门应及时提交合同变更协议及相关说明文件，重新办理付款申请手续，按变更后的合同约定进行付款。

六、监督与检查

1.财务部门定期对合同付款情况进行统计分析，向公司管理层汇报付款进度、资金使用情况等信息，以便管理层及时掌握公司财务动态。

2.内部审计部门不定期对合同付款管理进行审计监督，检查付款流程是否合规、付款依据是否充分、是否存在违规付款行为等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

七、责任追究

1.对于在合同付款过程中违反本管理办法，未履行审批手续擅自付款、提供虚假付款资料、恶意拖延付款等行为，视情节轻重对相关责任人给予警告、罚款、降职、撤职等处分，给公司造成经济损失的，依法追究其赔偿责任。

2.因审核把关不严导致付款错误或损失的，审核责任人应承担相应的责任。

八、附则

1.本管理办法由公司财务部门负责解释。

2.本办法自发布之日起施行，如有与本办法相抵触的原有规定，以本办法为准。

[消防设施工程公司名称]

[具体日期]