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供应商档案管理制度
供应商档案管理制度
一、引言
供应商是企业日常运营中不可或缺的重要部分，而供应商档案
管理制度的建立和执行对于企业的采购和供应链管理至关重要。本
文将详细介绍公司的供应商档案管理制度，包括档案建立、更新、
存储和访问等方面的内容。
二、档案建立
1.供应商信息采集
全面梳理已有供应商名录，建立起档案数据库。
新供应商入选时，需填写标准的供应商信息表格，并且进行资
质审核。
重要供应商需进行现场审计，确保其生产能力、质量管理体系
等符合公司要求。
2.档案内容
供应商基本信息，包括公司名称、注册地址、法定代表人等。
资质文件，如营业执照、产品质量认证、环境管理体系认证等。
合同和协议，包括签订日期、有效期、付款条件等。
三、档案更新
1.定期审核
按照规定的频率对供应商档案进行定期审核，确保信息的准确
性和完整性。
合格供应商档案需每年进行一次年度审核，确认其仍符合公司
的要求。
2.变更管理
当供应商信息或资质发生变化时，需及时更新档案信息，确保
公司有最新的可靠数据。
对于关键信息的变更，需重新进行资质审核和审计，以确保风
险控制和合规性。
四、档案存储和访问
1.存储要求
档案需按照保密性和安全性要求存储，确保不被未授权人员访
问或篡改。
采用电子文档管理系统对档案进行存储和备份，确保档案的完
整性和可追溯性。
2.访问权限
设定不同级别的权限，确保只有授权人员可以访问和修改供应
商档案。
定期对权限进行审查和调整，以确保档案的安全性和可管理性。
五、总结
通过建立完善的供应商档案管理制度，有助于企业有效管理供
应商关系、降低采购风险、提升供应链透明度和可靠度。公司将严
格执行该制度，并持续优化提升，以保障供应链的稳健和可持续发
展。
以上是公司的供应商档案管理制度，希望能够对供应商管理工
作有所指导和借鉴，为企业的可持续发展贡献力量。
本文档采用文本格式撰写，符合供应商档案管理制度的规范要
求，如有任何变更或需要进一步了解，可联系相关部门负责人进行
咨询。
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