公司文件管理制度.pdf

。

公司文件管理制度

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件

的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，

实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际

工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各

项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后

不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、

法规、标准、行业规范、客户要求等）。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及

制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、

废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

-可编辑修改-

。

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文

件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、

发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类

文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范

等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。如质量体

系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规

定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号

（1）质量管理手册

YHQL-SC-XXXX

编写年份

质量管理手册代号

-可编辑修改-

。

公司代号

（2）程序文件

YHQL-CX-XX-XXXX

编写年份

程序文件顺序号

程序文件代号

公司代号

（3）管理性文件

YHQL-GL-XX-XXXX

编写年份

管理文件顺序号

管理文件代号

公司代号

（4）作业文件

YHQL-ZY/B-XX-XXXX

编写年份

管理文件顺序号